6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ 6 phương pháp phổ biến được áp dụng từ cá nhân đến tổ chức để quản lý hiệu suất công việc.

1. Lập danh sách công việc

Rất rõ ràng, trước khi bắt tay vào làm việc, bạn cần biết hôm nay mình phải làm gì. Nhiều nhà điều hành trên thế giới đã đưa ra lời khuyên rằng: hãy bắt đầu một ngày mới bằng việc lên danh sách công việc phải làm. Duy trì thói quen này, giúp bạn xây dựng hệ thống kế hoạch làm việc rõ ràng, ngăn nắp. Tuy rằng đây là bước khá dễ, nhưng cũng là bước hết sức quan trọng.

Hình 1: Lên danh sách công việc

2. Đặt ra những ưu tiên

Trong danh sách công việc bạn cần làm, sẽ có những loại công việc khác nhau. Dưới đây là một típ nhỏ giúp bạn có thể hoàn thành những công việc cần được ưu tiên.

Hãy lập danh sách công việc dựa trên bảng sau:

Quan Trọng và GấpKhông Quan Trọng và Gấp
– Việc A
– Việc B  
– ….
– Việc X  
– Việc Y  
– ….
Quan Trọng và Không GấpKhông Quan Trọng và Không Gấp
– Việc a  
– Việc b
– ….
– Việc x  
– Việc y  
– ….

Dựa vào đó, thông thường những việc Quan Trọng và Gấp thường được đặt ưu tiên số 1. Tiếp sau đó là những việc Không Quan Trọng và Gấp Quan Trọng và Không Gấp. Cuối cùng là những Không Quan Trọng và Không Gấp.

Trên thực tế, thứ tự công việc có thể thay đổi tùy theo tình hình công việc. Do đó, linh hoạt trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cũng là một kỹ năng quan trọng cần có. Chỉ cần đảm bảo nguyên tác, nhiệm vụ này được giải quyết để thúc đẩy giá trị, đi theo quy trình làm việc của một workflow cụ thể.

Dựa trên lượng phân bổ công việc, hãy giải quyết từng việc một để tránh việc làm tất cả mọi việc cùng một lúc.

3. Phân bổ thời gian công việc và nghỉ ngơi

Làm việc là làm cả đời. Và chúng ta sẽ không bao giờ giải quyết được hết trong một thời gian ngắn. Nhiều người chọn cách làm việc chày cối, dành hàng giờ làm việc mà không nghỉ ngơi, sẽ khiến công việc càng trì trệ hơn, do trí não bị sử dụng nhiều giờ liền và cơ thể bị làm việc quá sức. Do đó, hãy chọn 5-10 phút thư giãn sau mỗi giờ làm việc để đầu óc được giải tỏa căng thẳng.

Có nhiều cách hoạt động nghỉ ngơi, như đứng dậy, vươn vai rồi đi dạo quanh phòng, hoặc có thể thưởng thức một tách cà phê nóng. Bên cạnh đó, hãy dành thời gian cuối tuần và các kỳ nghỉ để đi dạo, picnic ngoài trời cùng người thân, giao lưu bạn bè, hay đơn giản chỉ là ngủ nướng để bù lại năng lượng.

Hình 2: Phân bổ thời gian hợp lý

4. Giảm tính đa nhiệm trong công việc:

Hãy cố gắng hoàn thành từng nhiệm vụ một là nguyên tắc cơ bản để đạt hiệu quả trong công việc.

Khi phải làm nhiều thứ cùng môt lúc, bạn sẽ dễ chán nản khi không hoàn thành được việc gì. Dẫn đến tình trạng overload công việc. Hoàn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ sẽ khích lệ tinh thần làm việc của bạn.

Ví dụ: Hãy dành 2 lần cố định thời gian trong ngày để kiểm tra email. Bạn sẽ giải quyết được tất cả các email tồn động trong vài tiếng, và không bị xao nhãng bởi những công việc khác mà bạn đang làm.

5. Tránh bị phân tâm và gián đoạn

Tương tác với đồng nghiệp là một phần quan trọng của văn hóa nơi làm việc. Tuy nhiên, hãy lựa chọn thời gian thích hợp trong ngày như giờ ăn trưa hoặc giờ ăn xế để giao lưu. Ngoài ra, bạn hãy giảm tối đa việc sử dụng các công cụ mạng xã hội, nếu công việc của bạn không yêu cầu. Theo thống kê, mỗi ngày chúng ta dành khoảng 2,5 ~ 4 tiếng cho các kênh truyền thông tin tức hoặc mạng xã hội. Đây quả thật là một yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất công việc.

6. Sử dụng các công cụ tăng năng suất công việc

Định hướng và mục tiêu doanh nghiệp luôn là một thứ lớn. Nếu nhìn vào mục tiêu chung, có thể bạn sẽ bị choáng ngợp và cảm giác khó đạt được. Do đó, hãy thử chia mục tiêu đó thành các mục tiêu nhỏ hơn theo phân loại: ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Từ các mục tiêu đó chia ra những nhiệm vụ nhỏ hơn. Để khi hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn lại tiến gần hơn tới mục tiêu chung.

Hình 3: Áp dụng phần mềm quản lý công việc

Tuy nhiên, để kiểm soát và phân chia nhiệm vụ sao cho cùng 1 định hướng là vấn để đau đầu của nhà quản trị. Đôi khi, các công việc bị chồng chéo lên nhau, đem lại kết quả không khả quan. Do đó, sử dụng các công cụ quản trị như quản lý dự án, quản lý quy trình làm việc cùng việc quản lý nhân sự hệ thống là vô cùng cần thiết, đặc biệt là đối với các công ty non trẻ và SME. Hiện nay, ngoài các công ty lớn, công ty đa quốc gia, một cơ số các công ty có quy mô vừa và nhỏ khác đang áp dụng các công cụ này và gặt hái được nhiều lợi ích

Trên đây là 5 Mẹo giúp bạn và doanh nghiệp quản trị hiệu suất làm việc, đã và đang được sử dụng. Việc tăng hiệu suất làm việc không hề khó khi bạn và doanh nghiệp có một phương pháp và công cụ hỗ trợ rõ ràng.

ITCloudSea tự hào là doanh nghiệp cung cấp các giải pháp B2B cho các doanh nghiệp SME tại Việt Nam. Nếu bạn đang cần lựa chọn một công cụ hỗ trợ giao việc và sắp xếp công việc, cũng như quản trị quy trình làm việc hiệu quả, hãy gọi điện cho chúng tôi qua hotline: 028 3520 2367 để được hỗ trợ và tư vấn.

Please contact for all the information:
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Please contact for all the information:
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Share This Post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.