8 ưu điểm của công cụ quản lý công việc

Nhiều doanh nghiệp đang gặp vấn đề về việc thực thi nhiệm vụ không thực sự hiệu quả. Sự thiếu sự nhất quán giữa các phòng ban khiến hiệu quả kinh doanh không thực sự khả quan. Vì vậy, việc sử dụng công cụ quản lý công việc là công việc ưu tiên cần thiết đối với một doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp đang tích cực chuyển đổi số. Dưới đây là 8 ưu điểm mà công cụ quản lý công việc mang lại.

1. Tiết kiệm chi phí

Loại bỏ nhiều chi phí không cần thiết bởi các hoạt động thủ công như:

– Chi phí văn phòng phẩm.

– Chi phí lưu trữ.

– Chi phí đi lại.

2. Giảm thiểu rủi ro và xác định nhanh chóng các lỗi trong qúa trình thực hiện công việc

“Lỗi con người” luôn hiện hữu ở mỗi doanh nghiệp. Công cụ quản lý công việc khiến việc ngăn chặn lỗi sai từ lúc bắt đầu dễ dàng hơn. Mặc khác, nếu có lỗi sai, hệ thống sẽ nhanh chóng xác định vị trí lỗi sai để khắc phục.

3. Tối ưu hóa chi phí nhân công.

Các công việc lặp đi lặp lại tiêu tốn một phần thời gian của nhân viên văn phòng. Phần mềm quản lý công việc sẽ tự động hoàn thành công việc tương tự nhanh hơn. Khối lượng công việc được giảm tải. Nhân viên có thời gian để mở rộng kỹ năng và làm các công việc khác.

Hệ thống còn loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa. Doanh nghiệp tinh gọn quy trình giữa các phòng ban. Phần mềm hỗ trợ liên kết công việc giữa các bộ phận. Bộ máy sản xuất được rút gọn. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho người lao động.

4. Dễ dàng theo dõi tiến độ quy trình thực hiện công việc

Công cụ quản lý công việc sẽ cập nhật, hiện thị, kiểm tra và ra soát tiến trình công việc. Quản lý đánh giá quá trình làm việc của nhân viên từ lúc bắt đầu thực hiện công việc đến lúc hoàn thành công việc. Từ đó, quản lý phát hiện các lỗi sai để kịp thời nhắc nhở.

công cụ quản lý công việc
Quản lý công việc

5. Cải thiện trách nhiệm giải trình và tính minh bạch

Trên hệ thống, các nhiệm vụ được hiển thị rõ: nội dung công việc, thời hạn hoàn thành, người phụ trách. Trong cùng một dự án, nhân viên có thể thấy nhiệm vụ của họ liên quan như thế nào đến nhiệm vụ người khác.

Vì vậy, khi nhiệm vụ công việc xảy ra vấn đề, quản lý dễ dàng theo dõi được khúc mắc đang ở đâu, thuộc giai đoan nào, nhân viên nào thực hiện sai. Công ty giảm thiểu các cuộc họp để giải trình. Nhân viên hạn chế né tránh trách nhiệm.

6. Tiến độ các dự án công việc được rút ngắn, tăng hiệu quả công việc

Phần mềm quản lý công việc hỗ trợ đẩy nhanh tiến độ công việc, từ lúc bắt đầu dự án đến lúc dự án được phê duyệt nội bộ.

Hệ thống sẽ thông báo cho nhân viên và phòng ban nếu thời hạn dự án sắp kết thúc hay đã bị bỏ lỡ. Tài liệu trao đổi trơn tru trong trong nội bộ công ty. Hệ thống cho phép người dùng cập nhật những thay đổi trong công việc nhanh và gọn. Tất cả các công việc được điều hành trên cùng một nền tảng. Về lâu dài, quy trình làm việc được hình thành nhất quán. Hiệu suất làm việc tăng cao, giúp doanh nghiệp nhanh thực hiện các dự án mới.

Tự động hóa các tác vụ khiến việc nhập liệu giảm rủi ro lỗi sai hơn so với thao tác nhập liệu thủ công.

7. Tạo sự kết nối, tăng cường giao tiếp nội bộ

Sự kết nối giữa con người, phần mềm, văn hóa môi trường được tăng cường với nhau nhờ hệ thống quản lý công việc.

Các nhân viên công ty có thể kết nối với nhau thông qua công cụ giao tiếp. Công việc giữa họ cũng được kết nối thông qua hệ thống dòng việc. Hệ thống dòng công việc sẽ lấy dữ liệu như nhiều công cụ phần mền khác nhau và chạy các dòng công việc với nhau. Nhân viên muốn thực hiện nhiệm vụ công việc thì hầu như phải sử dụng nhiều hơn một công cụ phần mềm. Dữ liệu về công việc của nhân viên được tổng hợp và lưu trữ trong hệ thống. Khi nhân viên tương tác với hệ thống càng nhiều, dữ liệu cũng sẽ càng nhiều lên. Từ đó, nhân viên sử dụng dữ liệu để cải thiện quy trình làm việc. Từ đó, hạn chế ngăn ngừa lỗi xảy và xây dựng liên kết tốt giữa con người và phần mềm.

8. Cải thiện làm việc từ xa

Công cụ quản lý công việc giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi nhân viên làm việc từ xa.

Với sự xuất hiện của đại dịch, khái niệm làm việc tại nhà không còn xa lạ với doanh nghiệp. Nhưng làm sao có thể quản lý được nhân viên và công việc khi làm việc từ xa, là vấn đề nan giải.

Phần mềm công việc giúp nhân viên dễ dàng cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng trên hệ thống trong thời gian dự án việc làm đang diễn ra. Công cụ giúp tiết kiệm thời gian: giao việc, lên lịch trình, cập nhật, chỉnh sửa, thảo luận, trao đổi…trên cùng nền tảng. Từ đó, đảm bảo công việc được thực hiện đúng hạn. Bất kể nhân viên đang làm việc ở đâu hoặc ở thời gian nào.

Áp dụng công cụ quản lý công việc giúp doanh nghiệp  tối ưu quản trị về hoạt động kinh doanh, hợp lí hóa quy trình làm việc và thực hiện các quy trình dễ dàng hơn.

Hiện nay, có rất nhiều đối tác đang cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý dự án trên thị trường. Doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ để tìm được đối tác phù hợp với nhu cầu hiện tại. ITCLoudSea tự hào là doanh nghiệp cung cấp các giải pháp phần mềm B2B tại Việt Nam và châu Á. Vui lòng gọi 028 3520 2367 hoặc Đăng Ký Trải Nghiệm để được tư vấn miễn phí.

Please contact for all the information:
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Please contact for all the information:
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Share This Post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.