Groupware? Phần mềm nhóm: Định nghĩa và Lợi ích

Groupware là một phần mềm nhóm, được sử dụng bởi một nhóm người đang làm việc trên cùng một thông tin tại cùng một không gian. Nó được thiết kế nhằm tăng cường sự hợp tác và trao đổi công việc giữa các nhóm nhỏ trong một công ty. Phần mềm này cho phép người dùng có email, cở sở dữ liệu, quản lý lịch trình, đặt chỗ cơ sở như phòng họp, chia sẻ tài liệu và làm việc trên một tài liệu đó cùng một lúc.

Groupware

1. Những lợi ích nổi bật của phần mềm nhóm:

Quản lý công việc:

Doanh nghiệp xây dựng và sắp xếp quản lý công việc dựa trên các tính năng: Báo cáo, Todo, Dự án, Phê duyệt và Mail.

Chia sẻ dữ liệu:

Dễ dàng quản lý toàn bộ dữ liệu công ty, chia sẻ và đồng bộ hóa dữ liệu trên điện thoại với CloudDisk, lưu trữ.

Giao tiếp nội bộ:

Trao đổi tin tức, nhắn tin dễ dàng, ứng dụng chat nội bộ dành riêng cho công việc với Messenger, Bảng tin và Công văn.

Chuẩn hóa kế hoạch làm việc:

Chủ động sắp xếp, lên kế hoạch và giao việc với Lịch, To-do và Dự án.

Quản lý hành chính – nhân sự:

Đơn giản hóa quy trình hành chính nhân sự với tính năng HR. Các công cụ hỗ trợ như Chấm công, quản lý ngày phép, sơ đồ tổ chức và báo cáo các chi phí.

Quản lý tài sản, thiết bị công ty:

Tính toán khấu hao cơ sở vật chất với tính năng tài sản. Cho phép bạn đặt chỗ (booking) để sử dụng các tài sản khi cần dùng cho công việc như phòng họp, xe, các thiết bị liên quan..v.v.

2. Tại sao doanh nghiệp cần áp dụng Groupware vào công tác quản lý doanh nghiệp?

Tiết kiệm chi phí

Hiện nay, chi phí khởi tạo hệ thống, đào tạo sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật online và các chi phí ban đầu khác gần như bằng không. Bạn không cần đầu tư đội ngũ kỹ thuật, đầu tư server và các thiết bị phức tạp khác. Bạn chỉ cần bỏ ra một khoản phí cố định hàng tháng (20K~70K/user/tháng), để có thể sở hữu một nền tảng quản lý công ty.

Phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp

Dù doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, trung hoặc lớn đều có thể áp dụng mà không bị giới hạn số lượng người dùng.

Thông thường, doanh nghiệp phải đầu tư để xây dựng hệ thống server. Nhưng đối với doanh nghiệp SME, chi phí đó chiếm khá lớn, khó mang lại hiệu quả từ chi phí đầu tư. Do đó, thuê ngoài là một biện pháp hữu hiệu. Hơn nữa, với cơ sở hệ thống hạ tầng hiện đại, các công ty phần mềm đều có thể cung cấp không gian dữ liệu cho hàng triệu người dùng mà vẫn đảm bảo hoạt động trơn tru.

Tiết kiệm thời gian

Các chức năng trong phần mềm đã được tối ưu hóa về khả năng vận hành và tự động, tiết kiệm khá nhiều thời gian trong quá trình sử dụng.

Bên cạnh đó, sự đầy đủ và đồng bộ của các chức năng giúp doanh nghiệp dễ dàng trao đổi dữ liệu và truyền đạt thông tin dễ dàng, chính xác và tức thời.

Tích hợp Email doanh nghiệp với các chức năng quản lý khác

Hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam đang sử dụng các nền tảng email khác với hệ thống quản trị. Do vậy, thông tin truyền đạt và quản lý thường không đồng bộ. Bên cạnh đó, nhân viên dễ rối và mất thời gian khi mở và kiểm tra thường xuyên ở nhiều công cụ làm việc khác nhau.

Tại Groupware, nhà phát triển đã tối ưu thời gian xử lý công việc bằng cách tích hợp email vào công cụ quản lý. Những lợi ích có thể thấy được rõ như:

  • Giao diện sử dụng thân thiện với người dùng, tích hợp đồng thời trên nhiều thiết bị.
  • Gửi và nhận nhiệm vụ được tự động hóa khi thông qua email.
  • Email được mã hóa bằng hệ thống đảm bảo tính bảo mật dữ liệu.
  • Gửi mail không giới hạn dung lượng, thời hạn lưu trữ dữ liệu không giới hạn, tìm kiếm dữ liệu một cách đơn giản.
  • Tốc độ xử lý mail nhanh chóng, liên tục và đồng thời.
tiện ích của phần mềm nhóm

Hiện nay, nhãn hiệu ITCloudSea đến từ Hàn Quốc đang cung cấp phần mềm nhóm Top E-office với hơn 11 chức năng và 34 tính năng hữu dụng. Hệ thống kết nối các phòng ban, cá nhân, đảm bảo mang đến một trải nghiệm trong công tác quản lý đầy tiện ích và tiện dụng từ quản lý cho tới nhân viên.

Chúng tôi đang đã và đang đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khó tính từ khách hàng như:

  • Phần mềm phải dễ sử dụng, giao diện thân thiện.
  • Nhà cung cấp phải có bộ phận hỗ trợ chuyên nghiệp, hướng dẫn tận tình trong quá trình sử dụng.
  • Các tính năng phải đáp ứng được những yêu cầu mà doanh nghiệp đang cần.
  • Tiết kiệm chi phí tối ưu nhất so với trước khi sử dụng phần mềm.

Để không bỏ lỡ giải pháp quản lý doanh nghiệp hàng đầu tới từ Hàn Quốc, vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số điện thoại: 028 3520 2367 hoặc đăng ký miễn phí ngay tại đây. Chúng tôi đang có chương trình MIỄN PHÍ trải nghiệm 1 tháng dành cho các khách hàng mới.

Please contact for all the information:
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Please contact for all the information:
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Share This Post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.