Ưu và nhược điểm của mô hình văn phòng điện tử

1. Tại sao văn phòng điện tử ngày càng phổ biến?

Số hóa đã thay đổi công tác quản trị doanh nghiệp. Chính vì thế, sự đổi mới hệ thống quản lý theo hướng hiện đại hóa là cần thiết, nếu không sẽ bị thụt lùi. Văn phòng điện tử xuất hiện như một xu hướng mới giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trong công tác quản trị. Nó được xây dựng nhằm mục đích hiện đại hóa các phương thức quản lý truyền thống, hướng đến một “văn phòng xanh”,  làm việc không giấy tờ.

Một giải pháp mới luôn đi kèm với ưu điểm và nhược điểm. Văn phòng điện tử cũng không ngoại lệ. Tổ chức cần cân nhắc khi chuyển đổi từ hình thức lưu trữ thông thường sang hệ thống kỹ thuật số.

2. Ưu điểm:

Quản lí tập trung:

Dữ liệu cũng được lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến nên có tính thống nhất.

  • Phần mềm văn phòng điện tử có sự phân cấp, phân công rõ ràng giữa các ban trong doanh nghiệp. Lãnh đạo có thể dễ dàng điều hành công việc từ xa, quản lý công việc đã giao. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
  • Người quản lý cũng như nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, các thông tin liên quan đến công việc nhanh chóng. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc.

Tiết kiệm thời gian

  • Người dùng có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet để xử lý công việc.
  • Các tài liệu về công việc, hồ sơ….được người dùng tìm thấy chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Ở đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời.
văn phòng điện tử

Nâng cao hiệu suất nguồn lực:

Tất cả mọi hoạt động đều được thực hiện thông qua các thiết bị điện tử có kết nối với internet.

  • Cải thiện khả năng hợp tác: thông tin được truyền tải nhanh chóng thông qua bản tin điện tử được truyền đi qua nền tảng internet
  • Tiết kiệm nhân lực, tạo môi trường làm việc thông minh
  • Tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc
  • Doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí văn phòng phẩm in ấn như giấy tờ, bút mực…do toàn bộ thông tin được số hóa lưu trữ trên hệ thống

Kho lưu trữ dữ liệu thông minh:

Tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp như hồ sơ, tài liệu, hình ảnh,…đều được lưu trữ trên hệ thống. Thông tin thống nhất, không sợ bị mất dữ liệu. Người dùng có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin mình muốn ( trong quyền hạn của mình) chỉ bằng thao tác đơn giản là click chuột.

Tìm và lấy tài liệu dễ dàng hơn:

Bạn có thể tìm kiếm và truy xuất tài liệu bằng các từ khóa liên quan.

  • Quản lý phân phối văn bản: thu nhận, lưu  trữ, quản lý và phân phối toàn bộ thông tin như văn bản tài liệu, video, hình ảnh, audio, email,…đến các ban có liên quan.
  • Thư viện điện tử: quản lý tài liệu doanh nghiệp, biểu mẫu, hình ảnh được chia sẻ hoặc tải lên trên hệ thống

3. Nhược điểm:

Bên cạnh những chức năng và ưu điểm thì văn phòng điện tử cũng đem lại cho doanh nghiệp một số khó khăn sau:

Tâm lý ngại thay đổi

Hầu hết mọi người đã quen với phong cách làm việc kiểu “văn phòng truyền thống” nên họ thường ngại thay đổi hoặc có tâm lý sợ hãi khi phải xóa đi lỗi cũ để tạo ra một con đường mới.

Chi phí đầu tư

Khi muốn sử dụng phần mềm văn phòng điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc, xem xét liệu hệ thống cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của họ có đáp ứng đủ yêu cầu hay không?

Nhân viên cần có trình độ tin học văn phòng nhất định vì thế doanh nghiệp phải đào tạo lại nhân viên cũng tốn một chi phí khá lớn.

Bảo mật

Với sự phát triển mạnh của công nghệ thì có rất nhiều mối đe dọa từ môi trường mạng. Doanh nghiệp luôn phải đối mặt với sự cố hệ thống thông tin bị mất cắp. Vì thế khi sử dụng phần mềm thì doanh nghiệp cũng cần cân nhắc kĩ lưỡng.

Có thể thấy phần mềm văn phòng điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử không thể diễn ra trong một sớm một chiều. Mà còn cần sự chuẩn bị thật kỹ về con người và trang thiết bị.

Hiện nay, ITCloudSea tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp quản trị cho doanh nghiệp ở Châu Á. Nếu bạn đang cân nhắc lựa chọn phần mềm văn phòng điện tử phù hợp với công ty, vui lòng gọi 028 3520 2367 hoặc bấm vào nút Đăng Ký Trải Nghiệm dưới đây để được tư vấn.

Please contact for all the information:
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Please contact for all the information:
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Share This Post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.