5 Lợi ích khi sử dụng phê duyệt điện tử

Là một người sếp, một người quản lí, mỗi ngày phải phê duyệt với số lượng trình ký khá lớn, bạn có bao cảm thấy chán với phương thức phê duyệt truyền thông hay không?

Với thời đại công nghệ 4.0, quản lý theo phương thức thủ công được xem như đã lỗi thời đối với các doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó, quản lý thủ công sẽ tạo thêm nhiều chi phí về in ấn. Đại dịch covid vẫn còn diễn ra tại thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, ảnh hưởng rất nhiều tới lợi nhuận của các doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, khi đang ở trong thời đại công nghiệp hóa, mọi thứ đều phát triển từ công nghệ đến dây chuyền sản xuất đều theo hướng tự động hóa. Khả năng công nghệ phát triển nhanh chóng kèm theo đó là sự cạnh tranh khốc liệt thì doanh nghiệp cần tạo dựng cho mình một môi trường làm việc thông minh, hiện đại. Từ đó góp phần nâng cao giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp cũng như có nhiều cơ hội để thu hút nhân tài và phát triển doanh nghiệp.

Khi có quá nhiều dữ liệu, giấy tờ cần được ký phê duyệt thì việc ứng dụng các phàn mềm giao dịch điện tử là rất cần thiết, cộng thêm quá trình chuyển đổi số đang tác động mạnh mẽ tới các doanh nghiệp Việt Nam thì việc sử dụng nó là một xu hướng tất yếu. Cụ thể ở đây chính là phần mềm phê duyệt điện tử- một giải pháp thông minh cho văn phòng số.

Phê duyệt điện tử có nghĩa là phê duyệt nội dung của một vấn đề trên tài liệu điện tử thông qua chữ ký số, chữ ký điện tử qua các thiết bị hỗ trợ như máy tính, điện thoại...có kết nối internet. Nó đáp ứng được nhu cầu xử lý công việc một cách linh hoạt, kịp thời, mọi lúc mọi nơi.

Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý công việc?

Vậy tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm phê duyệt điện tử thay cho các thức xử lí truyền thống?

Ví dụ: quy trình xử lý phê duyệt đơn nghỉ việc của nhân viên

  1. Nhân viên viết đơn xin nghỉ việc gửi lên người quản lý.
  2. Người quản lý phê duyệt: đồng ý/ từ chối.
  3. Khi được đồng ý thì đơn nghỉ việc lại được gửi đến bộ phận HR để phê duyệt lần nữa.
  4. Nhân viên nhận được thông báo cuối cùng.

Vậy bạn thấy có mất thời gian không? Một quy trình ký duyệt thông thường phải qua rất nhều bộ phận, phòng ban rồi mới đến cấp lãnh đạo để thông qua. Vì đây là quy trình phê duyệt thủ công nên cần tốn nhiều thời gian, có thể bị trì hoãn do tài liệu đang chờ chữ ký / phê duyệt. Tuy nhiên, với việc sử dụng phần mềm phê duyệt điện tử quy trình phê duyệt được xác định và tự động hóa, doanh nghiệp có thể tiêu chuẩn hóa các quy trình xung quanh phê duyệt, đảm bảo giải quyết nhanh chóng các vấn đề.

phe-duyet-dien-tu
Phê duyệt điện tử

Lợi ích của việc sử dụng Phê duyệt điện tử

Giảm chi phí

  • Số hóa mọi giấy tờ liên quan đến quy trình phê duyệt.
  • Làm việc trên các dữ liệu điện tử có nghĩa là không giấy tờ, giảm các chi phí in ấn góp phần bảo vệ môi trường.

Tăng năng suất làm việc

  • Thực hiện quy trình phê duyệt từ xa: giúp ban lãnh đạo nhà quản lí xử lí, ký duyệt các văn bản, giấy tờ liên quan khi không có mặt tại công ty, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý cũng như không làm trì trệ công việc.
  • Ký mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị máy tính, điện thoại, ipad, laptop..v.v.
  • Cho phép nhiều người thực hiện quy trình phê duyệt, có thể xử lí các vấn đề cùng một lúc.

Tiết kiệm thời gian

  • Nhân viên không phải chờ đợi lâu: khi được phê duyệt thông báo sẽ được gửi đến người làm đơn một cách nhanh chóng dễ dàng không qua trung gian.
  • Ký phê duyệt nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi không giới hạn thời gian hay khoảng cách địa lý.
  • Giảm thời gian hoàn thành việc phê duyệt: được nhận trực tiếp thông tin và ra quyết định trực tiếp.

Tính bảo mật cao

  • Giảm khả năng giả mạo chữ ký số so với chữ ký tay
  • Quy trình hiện đại, nhanh chóng tiện lợi.

Tạo ra môi trường làm việc chuẩn số hóa

  • Các quy trình phê duyệt được chuẩn hóa đi theo phong cách văn phòng số.
  • Quy trình hiện đại, nhanh chóng tiện lợi.

Vậy còn chần chờ gì nữa, doanh nghiệp trong thời đại này cần đi theo mô hình văn phòng điện tử vì nó là xu hướng tất yếu trong xã hội hiện đại. Văn phòng làm việc thoải mái, hiện đại có nhiều tiện ích đi kèm giúp các công việc được xử lý nhanh chóng sẽ mang đến sự sáng tạo, cảm hứng làm việc cho nhân viên giúp cho công việc hoàn thành đạt hiệu quả cao và doanh nghiệp phát triển. Bên cạnh đó tùy vào doanh nghiệp của bạn như thế nào: nhỏ, vừa hay lớn để chọn phần mềm phù hợp. Hiện, ITCloudSea là đơn vị uy tín đang cung cấp các giải pháp quản trị cho các doanh nghiệp. Để được tư vấn kỹ càng hơn về Phê duyệt điện tử, quý khách vui lòng bấm nút “Đăng ký trải nghiệm” dưới đây hoặc gọi  028 3520 2367 để được tư vấn.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.