5 Tuyệt chiêu trong quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình lập ra các kế hoạch, phân bổ thời gian, nguồn lực và đồng thời giám sát quá trình thực hiện dự án đảm bảo đúng tiến độ cũng như trong phạm vi ngân sách được phê duyệt và đạt được các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm dịch vụ trong điều kiện tốt nhất.

5 bí kíp mà bạn nên biết để quản lý dự án hiệu quả:

1. Xây dựng kế hoạch làm việc rõ ràng

Việc lập ra một kế hoạch cụ thể và chỉnh chu là bước đệm đầu tiên cho dự án của bạn đi đúng hướng và đạt được kết quả như mong đợi. Bên cạnh đó các thành viên trong nhóm sẽ có hướng đi cụ thể cho từng công việc, biết cách sắp xếp các sự ưu tiên trước sau để không bị trì hoãn tiến độ.

Ngoài ra, khi dự án gặp phải một sự cố nào đó trong tương lai bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về toàn bộ dự án nhờ dựa vào bảng kế hoạch để đưa ra các biện pháp giả quyết phù hợp nhất.

2. Tạo mối quan hệ tương tác với tất cả mọi người liên quan

Cần có sự tương tác thường xuyên với khách hàng, nhà đầu tư và kể cả các thành viên của nhóm dự án. Việc trao đổi với khách hàng và nhà đầu tư gúp doanh nghiệp nắm rõ những yêu cầu của họ hơn, cũng như khi có sự thay đổi nào đó chúng ta dễ dàng trình bày cho họ nắm rõ vấn đề.

Thường xuyên có các cuộc họp định kỳ để khách hàng biết được tiến độ dự án đã hoàn thành đến đâu. Mặc khác thông qua sự trao đổi này để thăm dò các mong muốn, nhu cầu khách hàng hướng tới để đáp ứng một cách tốt nhất.

Bên cạnh đó việc trao đổi với các thành viên trong nhóm giúp mọi người đánh giá được mức độ và các tiêu chí đã hoàn thành đến đâu để điều chỉnh sao cho phù hợp tránh lãng phí thời gian và tiền bạc vào những gì không cần thiết.

Nhóm đang điều hành dự án

3. Xác định rõ vai trò của từng thành viên

Trong quá trình triển khai dự án, ban lãnh đạo và quản lý dự án cần lựa chọn các thành viên tham gia đáp ứng được các yêu cầu về kỹ năng và trình độ chuyên môn để tham gia vào dự án. Cần phải xem xét điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân để xem họ có phù hợp hay không và có năng lực để góp phần nên sự thành công của dự án đề ra hay không? Và lưu ý rằng phải chú ý về thời gian và ngân sách.

Mọi công việc nên được phân công rõ ràng ngay từ đầu để tránh tình trạng đùng đẩy trách nhiệm cho nhau cũng như mất công bằng trong công việc.

Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý công việc?

4. Biện pháp phòng ngừa rủi ro

Bất kể một doanh nghiệp lớn hay nhỏ nào đều có thể gặp phải những rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Có những rủi ro chúng ta có thể lường trước được nhưng cũng có những rủi ro khi xảy ra bạn mới biết được mức độ ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp của bạn như thế nào.

Do đó cần chuẩn bị trước nhiều biện pháp phòng ngừa và khắc phục sự cố để tránh thiệt hại về ngân sách, chậm tiến độ hay làm giảm chất lượng và sự thành công của dự án.

5. Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Trong thời đại mà Internet phát triển mạnh mẽ thì việc sử dụng các phần mềm quản lý được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Các phần mềm này vừa dễ dàng, vừa giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Với phần mềm quản lý dự án các nhà quản trị cũng như các thành viên trong nhóm có thể nắm rõ tiến độ của dự án một cách tốt nhất, tạo nên sự linh hoạt trong chuyển đổi và tương tác với nhau giải quyết các khó khăn gặp phải.

Người quản lý có thể phân chia công việc cho từng bộ phần một cách linh hoạt phù hợp với thời gian biểu của họ. Đồng thời nắm rõ chi tiết từng công việc, nếu có vấn đề gì có thể yêu cầu sửa ngay lập tức.

Bên cạnh đó hệ thống sẽ tự động cập nhật các thông tin mới nhất về dự án theo tiến độ giúp các nhà quản lý dự án có thể điều chỉnh dự án một cách hợp lí và từ kết quả báo cáo đánh giá được hiệu suất làm việc của các thành viên tham gia vào dự án.

Trong thời đại 4.0 phát triển như hiện nay thì hầu hết mọi thứ đều phát triển theo hướng tự động hóa. Vậy nên việc áp dụng các phần mềm vào trong quản lý là vô cùng cần thiết vì nó không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn xóa bỏ cách trở ngại về khoảng cách địa lý. Doanh nghiệp của bạn có thể hợp tác với khách hàng ở bất kỳ đâu và trao đổi về dự án với họ bất kể khi nào khách hàng yêu cầu. Chính vì vậy doanh nghiệp của bạn nên áp dụng phần mềm quản lý dự án ngay từ bây giờ để mang lại hiệu quả tốt nhất trong mọi dự án sắp tới.

Hiện nay, có rất nhiều đối tác đang cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý dự án trên thị trường. Doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ để tìm được đối tác phù hợp với nhu cầu hiện tại. ITCLoudSea tự hào là doanh nghiệp cung cấp các giải pháp phần mềm 2B2 tại Việt Nam và châu Á. Vui lòng gọi 028 3520 2367 or Đăng ký trải nghiệm để được tư vấn miễn phí.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.