Over 10 years we help companies reach their financial and branding goals. Engitech is a values-driven technology agency dedicated.

Gallery

Contacts

411 University St, Seattle, USA

engitech@oceanthemes.net

+1 -800-456-478-23

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì?

Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí danh”. Cũng giống như một người có 2-3 tên gọi như: tên khai sinh, tên biệt danh. Ở đây, bạn có thể hiểu là bạn có nhiều địa chỉ email để nhận và gửi thư, nhưng hoạt động tên 1 tài khoản duy nhất (tất cả thư chỉ vào 1 hộp thư đến). Địa chỉ Email ảo hoạt động song song với email chính.

Người dùng có thể gửi email bằng alias email và cài đặt sử dụng địa chỉ Email Alias này để gửi email thay cho tài khoản chính. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các email alias (email phụ/email ảo) để giao tiếp với những phân cấp khách hàng và đối tác khác nhau. Ví dụ: support@acbxyz.vn or contact@abcxyz.vn.

Vậy Alias Email hoạt động như thế nào?

Alias email
Hình 1: Alias email

Alias có hai loại là alias domainalias theo tên email.

  • Alias domain cho phép thiết lập email phụ bằng cách thêm domain.

Hệ thống không giới hạn số lượng alias domain được thêm sao, miễn sao domain (tên miền) đó thuộc sở hữu của bạn.

Khi đó, nếu hệ thống của bạn có alias domain thì mặc định hệ thống sẽ tự sinh ra một địa chỉ alias theo tên miền bí danh đó (như ví dụ trên). Các địa chỉ này cùng tên với người dùng tương ứng và không chỉnh sửa được.

Ví dụ như nguyenvana@abcxyz.vn có thể thiết lập thêm alias domain là nguyenvana@abcxyz.com.vn

  • Trong khi đó alias theo tên email cho phép thêm một tên email phụ để tăng tính thuận tiện trong giao tiếp.

Ví dụ: nguyenvana@abcxyz.vn muốn có một địa chỉ email riêng để hỗ trợ các khách hàng. Khi đó, Admin sẽ tạo cho nguyenvana một email bí danh như support.customer@abcxyz.vn . Thư được gửi đến 1 trong 2 địa chỉ sẽ vào cùng 1 hộp thư đến của tài khoản nguyenvana.

Lợi ích khi sử dụng Alias Email

1. Email đại diện cho một nhóm/bộ phận:

1 tài khoản email ảo có thể được phân quyền cho nhiều người dùng quản lý.

 Ví dụ: support@abcxyz.vn bao gồm 3 tài khoản email A@abcxyz.vn , B@abcxyz.vn, C@abcxyz.vn.

Khi đó, khi một thư được gửi đến địa chỉ email ảo support@abcxyz.vn, ngay lập tức thư đó sẽ được gửi vào từng hộp thư đến thuộc từng tài khoản A@abcxyz.vn , B@abcxyz.vn, C@abcxyz.vn. Những người dùng được phân quyền đối với tài khoản ảo có thể nhận và gửi email bằng tài khoản ảo đấy song song với tài khoản chính của họ.

2. Tạo vô số email ảo để dễ dàng lọc thư được gửi đến.

Người dùng có thể trải nghiệm nhiều email ảo trên cùng một nền tảng. Hệ thống sẽ tự động ghi nhớ và dễ dàng cài đặt phân loại thư được gửi đến dựa trên email. Từ đó, người dùng có thể quản trị email thông minh và tinh gọn.

Cách thiết lập Alias Email trên hệ thống Top E-office

Chỉ có admin mới có quyền tạo Alias Email hoặc thêm Alias Domain.

Lưu ý: Domain chính sẽ được thiết lập ban đầu từ nhà cung cấp phần mềm. (người dùng không thể tự điều chỉnh)

1. Thêm Alias Domain.

Bên cạnh tên miền chính của công ty, bạn có thể cái đặt thêm các tên miền phụ của công ty (nếu có).

Khi bạn mua (sở hữu) domain, bạn sẽ được cấp tài khoản quản trị tên miền. Bạn cần đăng nhập và thiết lập các DNS record như (IP hệ thống,…). Sau đó, đăng nhập vào tài khoản admin của Top E-office.

B1: Thêm tên miền bí danh

Trên chức năng [MAIL] của Top E-Office, vào menu Quản lý 🡪 Tên miền bí danh 🡪 Nhập tên miền phụ của công ty

Hình 2: Thêm Alias Domain

Sau khi cài đặt tên miền bí danh thì đồng thời các địa chỉ email của người dùng cũng được tự động tạo thêm gán với tên miền bí danh này.

B2: Thêm người dùng (nhóm người dùng) cho mỗi tên miền bí danh

Thao tác +Thêm người dùng, chọn để cho phép người dùng đó sử dụng tên miền bí danh theo chỉ định.

Hình 3: phân quyền người dùng sử dụng tên miền bí danh
Hình 4: Xuất hiện hộp thoại chọn người dùng sử dụng

Mỗi tên miền bí danh được chỉ định sẽ tương ứng với 1 địa chỉ email cá nhân theo tên miền đó

Hình 5: Alias email đã được tự động thêm vào tài khoản người dùng đó

Khi Admin thêm người dùng (hoặc nhiều người dùng) cho 1 (hoặc nhiều) tên miền cụ thể (bao gồm tên miền chính và tên miền bí danh), email cá nhân của người dùng đó sẽ bị hạn chế sử dụng danh sách địa chỉ để gửi thư. Nghĩa là họ chỉ có thể sử dụng địa chỉ mail cá nhân với các tên miền được chỉ định.

2. Thêm Alias theo tên Email

B1: Vào chức năng Email 🡪 Quản lý 🡪 Tài khoản ảo

Hình 6: Thêm alias email theo tên id

B2: Lưu lại và sử dụng. Tài khoản ảo support@abcxyz.vn sẽ tự động thêm vào danh sách email của người dùng.

Kết luận:

Alias Domain còn thường được nhắc đến dưới một cái tên khác là Parked Domain. Nó được gọi chung là tên miền bí danh hay tên miền phụ.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các email chuyên biệt để giao tiếp với những phân cấp khách hàng và đối tác khác nhau. Với những ưu thế như: sắp xếp, thêm bộ lọc cho email, ẩn địa chỉ email cá nhân, bảo vệ và lưu trữ tin nhắn đa dạng…, Alias email (Parked email) đang được sử dụng thường xuyên và rộng rãi hơn.

Với những thông tin này, ITCloudSea hy vọng bạn hiểu rõ hơn về những khái niệm Alias Domain, Parked Domain, hay Email Alias, Email ảo, Email nhóm hoặc Email bộ phận.

ITCloudSea tự hào là doanh nghiệp cung cấp các giải pháp B2B trên toàn châu Á. Hiện nay, chúng tôi đang là đại lý cung cấp hosting tên miền và phần mềm email doanh nghiệp (có app riêng trên điện thoại). Nếu doanh nghiệp bạn đang cần được tư vấn về các giải pháp email doanh nghiệp, vui lòng nhấc máy và liên lạc với chúng tôi qua số điện thoại 028 3520 2367 hoặc đăng ký ngay tại đây.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

SSL Sectigo Partner days
Top E-Office

Vinh danh các Đối tác SSL trong sự kiện SSL Sectigo Partner’s Day

Tối ngày 24/11/2022, sự kiện vinh danh các đối tác SSL Sectigo đến từ các nước đông Nam Á: Thái Lan, Indonesia, Malaysia, Singapore, Việt Nam đã được tổ chức...
Read More >
phần mềm chấm công ITCloudSea
Top E-Office

Phần mềm chấm công ITCloudSea có thể đáp ứng được những loại hình làm việc nào?

"Work from home" không còn quá xa lạ với với mọi người từ khi đại dịch bùng phát. Tới 2022, khái niệm mô hình lai Hybrid working (kết hợp làm...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.