Phần mềm quản lý dự án: Hiệu quả và tiện dụng

1. Vai trò của quản lý dự án

Nhà quản lý dự án thành công đòi hỏi các phương pháp tiếp cận hiệu quả và nắm vững các kỹ năng cứng và mềm. Đôi lúc, bạn phải chịu trách nhiệm về mọi thứ. Phần mềm quản lý dự án được phát triển để hỗ trợ các nhà quản lý và doanh nghiệp.

Theo một cuộc điều tra, tỷ lệ dự án thất bại chiếm tới 70%. Phần lớn nguyên nhân là các dự án không được chuẩn bị kỹ và quản lý yếu kém. Trách nhiệm đó thường thuộc về người quản lý dự án. Bạn không chỉ phải đối mặt với những kế hoạch phức tạp, chi tiếp, mà còn cạnh tranh với các đối thủ nữa. Để dự án thành công, người quản lý cần nắm rõ 4 yếu tố: phạm vi, nguồn lực, thời gian và tiền bạc.

Quản lý dự án có tầm quan trọng vì:

  • Chất lượng tiến độ công việc được hoàn thành cần đúng như kỳ vọng ban đầu
  • Dự đoán và giảm thiếu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiên
  • Giám sát chi phí và thời gian đạt đúng dự kiến ban đầu
  • Tổng quát về quy trình thực hiện dự án.
phần mềm quản lý dự án

2. Tại sao Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý dự án?

Sự phát triển ồ ạt của các phần mềm quản trị doanh nghiệp cùng các ứng dụng thực tiễn, hiệu suất và năng lực trở thành một trong những yếu tố cạnh tranh hàng đầu giữa các công ty. Cân nhắc giữa yếu tố chi phí bỏ ra và hiệu quả mang lại khi sử dụng một phần mềm là bài toán của các doanh nghiệp SME ở Việt Nam như bây giờ.

Sau đây, là một vài lý do đáng kể để doanh nghiệp tham khảo:

Khối lượng công việc nhiều:

Những dự án bình thường, khối lượng công việc đã không hề nhỏ. Những dự án với nhiều hạng mục khối lượng công việc lại tăng lên. Người quản lý khó có thể quản lý hết tất cả mọi thứ với phương pháp truyền thống qua giấy tờ.

Rủi ro:

Những yếu tố nguy hiểm bất ngờ là điều khó có thể kiểm soát khi thực hiện dự án. Nó làm quá trình thực hiện có thể bị gián đoạn. Tuy nhiên, có những rủi ro: thiếu hụt chi phí, nhân công, ảnh hưởng của đối tác…có thể lường trước và biểu diễn trên hệ thống phần mềm. Qua đó, bạn có thể ngăn ngừa những rủi ro từ gốc rễ. Không phải thành công nào cũng phải có sự thất bại, chúng ta có thể lường trước nó để giải quyết từ sớm.

Không gian làm việc:

Quản lý công việc từ xa là một kỹ năng cần có của người đứng đầu. Phần mềm hỗ trợ bạn phân công công việc, quan sát và tổng hợp quá trình, xử lý các vấn đề. So sánh với phương pháp truyền thống, việc xử lý công việc dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn thông tin.

3. Lợi ích của phần mềm quản lý án:

Đối với doanh nghiệp:

  • Quản lý tất cả các dự án trên cùng một hệ thống trực tuyến.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực.
  • Xây dự văn hóa doanh nghiệp: hiện đại, công nghệ hóa và tiện lợi.

Đối với nhà quản lý:

  • Tổng hợp trực quan về tiến độ, hiệu suất, chi phí, sức khỏe và nguồn lực của dự án.
  • Cung cấp tính năng quản lý công việc từ xa: thông qua phần mềm để dự đoán, phân tích và đưa ra các hướng xử lý công việc.
  • Hỗ trợ lập kế hoạch dự án.
  • Quản lý tất cả các công việc cần làm, phân công nhanh chóng.
  • phân bổ và sử dụng nguồn lực hợp lý.
  • Báo cáo về tình trạng sức khỏe của dự án: đủ kinh phí và nguồn lực để triển khai, khởi chạy và tiếp tục vận hành.
  • Đánh giá nhân viên một cách khách quan và minh bạch.

Đối với nhân viên:

  • Nắm bắt rõ ràng các công việc, trách nhiệm của bản thân với thông tin cụ thể: nội dung, thời gian, các sai sót…
  • Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất: các dữ liệu được đồng bộ trên hệ thống, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất.
  • Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm: mọi người trao đổi, chia sẻ thông tin trên một nền tảng chung.

Vốn, quản lý dự án là một việc không hề dễ dàng. Đặc biệt, trong thời đại CNTT phát triển bùng nổ như hiện nay, hầu hết tất cả các lĩnh vự đều thay đổi rất lớn từ phương thức vận hành đến quản lý. Phần mềm quản lý dự án xuất hiện dựa trên nhu cầu và được thiết kế nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án. Một công cụ hiệu quả là lựa chọn thích hợp cho nhiều doanh nghiệp hiện nay.

4. Các tính năng nổi bất của chức năng quản lý dự án trong Top E-office:

Quản lý thông tin dự án:

Lập danh sách các dự án đang triển khai: thời gian dự án, thời gian thực hiện, quy mô, số lượng người tham gia….

liệt kê danh sách dự án
Liệt kê các dự án đang triển khai

Tạo danh sách công việc trong từng dự án và phân công công việc cụ thể cho người phụ trách.

Liệt kê danh sách công việc
Liệt kê công việc

Trao đổi và thảo luận

Cập nhật tình hình công việc bằng cách thay đổi trạng thái và cập nhật khối lượng đã hoàn thành của công việc đó. Phần mềm cho phép người dùng thêm nội dung đã làm và upload file đính kèm về công việc đó.

Cập nhật trạng thái công việc
Cập nhật nội dung công việc

Ngoài ra, những người thuộc dự án có thể phản hồi qua lại ngay trên từng thư mục nhiệm vụ. Mọi người dễ dàng đóng góp ý kiến và trao đổi thông tin. Phần mềm còn lưu lại lịch sử làm việc trên từng file nhiệm vụ.

Thảo luận công việc trên phần mềm
Chức năng bình luận trao đổi

Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp các chức năng khác như thống kê và báo cáo. Nhà quản lý dễ dàng lập các báo cáo để phân tích và thống kê dự án chi tiết.

Nếu bạn đang phân vân lựa chọn một phần mềm quản lý dự án phù hợp với doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm sử dụng miễn phí. ITCLoudSea với đội ngũ chuyên gia chuyển đổi số, rất sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.