Phần mềm quản lý phòng họp và thiết bị: Ưu điểm và Tính năng

Lên lịch phân phối các cuộc họp giữa các bộ phận trong công ty chưa bao giờ là điều dễ dàng. Với mong muốn tận dụng tối đa không gian làm việc và tài nguyên, sử dụng phần mềm quản lý phòng họp và thiết bị là phương án hữu ích giúp công ty tiết kiệm chi phí và nguồn lực.

Doanh nghiệp bạn chắc hẳn đang gặp những vấn đề như:

Phòng họp
Hình 1: Phòng họp thường bị trùng lịch hoặc kín chỗ
  • Đặt phòng khó khăn: Nhân viên không tự tra cứu lịch phòng họp, tốn thời gian đặt phòng.
  • Lãng phí nguồn lực: Nhân viên hành chính loay hoay trong việc tổng hợp và sắp xếp lịch phòng họp.
  • Cuộc họp ngắt quãng: Đồng nghiệp vô nhầm phòng họp hoặc lịch họp chồng lên nhau, khiến cuộc họp bị ngắt quãng thường xuyên.

Để giải quyết những khó khăn trên, chúng tôi xin giới thiệu tới bạn phần mềm quản lý phòng họp và thiết bị.

Vậy nó là gì?

Phần mềm quản lý phòng họp và thiết bị sẽ trình bày thông tin lịch đặt chỗ của từng phòng họp cụ thể trong công ty. Công cụ giúp đặt trước phòng, thông tin chi tiết, nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ thông tin sử dụng tài nguyên và tối ưu hóa khả năng sử dụng.

Nhờ có những phần mềm booking thiết bị, nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian và thực hiện các thao tác đặt phòng trên các thiết bị có kết nối internet.

Phần mềm quản lý phòng họp và thiết bị
Hình 2: Phần mềm quản lý phòng họp và thiết bị

Ưu điểm:

Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian: Nhân viên chủ động theo dõi tình hình phòng họp trống trên hệ thống để book phòng. Nhân viên hành chính được giảm tải bớt khối lượng công việc.

Thông tin đầy đủ: Thông tin về lịch đặt phòng, người đặt, thời gian cùng lý do được hiển trị rõ ràng cả trên màn hình tổng và màn hình chi tiết.

Quản lý tinh gọn: Leader kiểm tra được số lượng phòng họp và thiết bị đang sở hữu, tình trạng sử dụng, khấu hao. Từ đó, họ đa ra những phân tích và thống kê để quản lý tài sản cho doanh nghiệp.

Tính năng nổi trội

Tìm và đặt phòng tức thời

  • Tìm phòng nhanh chóng: Lựa chọn phòng mong muốn và book giờ phù hợp. Nếu phòng đã được đặt, hệ thống sẽ cảnh bao cho bạn biết.
  • Đặt phòng tức thời: Dễ dàng tự đặt phòng với vài thao tác đơn giản.
  • Liên kết thành viên: Chọn thành viên tham gia cuộc họp, cho phép gửi thông báo email và cập nhật vào lịch cá nhân thành viên tham gia cuộc họp.

Màn hình hiển thị toàn bộ thông tin phòng họp:

  • Màn hình hiển thị: Hệ thống sẽ hiển thị ngay các thông tin quan trọng ngay khi bạn vừa truy cập: phòng book, thời gian, người đặt, nội dung…
  • Tận dụng tối đa tài nguyên: Cho phép hủy đặt phòng, hiển thị phòng đang trống và cho phép đồng nghiệp sử dụng tức thời.
  • Cập nhật trạng thái tức thời: Bộ xử lý thông minh được cài đặt để hiển thị ngay tức thì toàn bộ lệnh của người sử dụng.

Lưu trữ thông tin và quản lý nội dung cuộc họp

  • Quản lý nội dung họp: Checklist tiến trình họp, đính kèm báo cáo, các tài liệu để các thành viên nắm được nội dung trước khi vào họp.
  • Quản lý người tham gia: Theo dõi tình trạng xác nhận tham gia họp của thành viên và khách mời.
  • Ban hành biên bản: Thư ký gửi kết luận của cuộc họp qua thông báo nội bộ. Có thể cấu hình duyệt trước khi ban hành.

Trao đổi thuận tiện – thông báo realtime

  • Tự động nhắc nhở: Gửi nhắc nhở cảnh báo về cuộc họp sắp tới qua thông báo và email.
  • Trao đổi nhanh: Các thành viên tham gia trao đổi thông tin ngay dưới mỗi cuộc họp.
  • Thông báo tức thời: Gửi thông báo cho người tham gia khi có thay đổi, thông tin mới.

Với những ưu điểm và tính năng nổi trội đó, doanh nghiệp không nên bỏ qua một giải pháp thông minh để quản lý và vận hành doanh nghiệp. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý phòng họp và thiết bị với những tính năng và giá cả khác nhau. Bạn nên lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Sử dụng đúng phần mềm, giúp công ty loại bỏ những yếu tố thừa trong các quy trình làm việc, cắt giảm chi phí, thời gian và nhân lực không cần thiết.

ITCloudSea tự hào là doanh nghiệp cung cấp phần mềm cho các doanh nghiệp B2B trên toàn châu Á. Tại Việt Nam, chúng tôi đang cung cấp các giải pháp quản trị điều hành cho SME. Vui lòng gọi 028 3520 2367 để được tư vấn và dùng thử miễn phí.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.