Công cụ phê duyệt điện tử: định nghĩa và lợi ích

Phê duyệt điện tử có nghĩa là phê duyệt nội dung của một vấn đề trên tài liệu điện tử thông qua chữ ký số, chữ ký điện tử qua các thiết bị hỗ trợ như máy tính, điện thoại…có kết nối internet. Nó đáp ứng được nhu cầu xử lý công việc một cách linh hoạt, kịp thời, mọi lúc mọi nơi.

Nếu bạn là một nhà quản trị, việc xem và phê duyệt các loại giấy tờ, hồ sơ không còn xa lạ. Tuy nhiên, một quy trình ký duyệt thông thường, phải thông qua nhiều bộ phận, phòng ban, rồi mới đến cấp lãnh đạo thông qua. Vì đây là quy trình phê duyệt thủ công nên cần tốn nhiều thời gian, có thể bị trì hoãn do tài liệu đang chờ chữ ký, phê duyệt. Nhân viên phải chạy tới chạy lui nhiều lần, rất mất công sức.

Quy trình phê duyệt thông thường
Hình 1: Quy trình thông thường xử lý đơn phê duyệt xin nghỉ của nhân viên

Khi có quá nhiều giấy tờ cần được ký tá thì việc ứng dụng các phần mềm giao dịch điện tử là rất cần thiết, cộng thêm quá trình chuyển đổi số đang tác động mạnh mẽ tới các doanh nghiệp Việt Nam thì việc sử dụng nó là một xu hướng tất yếu. Cụ thể, phần mềm phê duyệt điện tử – một giải pháp thông minh cho văn phòng số.

Những tính năng nổi trội từ giải pháp phê duyệt điện tử:

1. Tạo biểu mẫu phê duyệt:

Cung cấp xây dựng bộ hệ thống quy trình phê duyệt theo chuẩn. Tạo các dòng phê duyệt tùy theo biểu mẫu. Đơn từ được tự động chuyển tuyến cho bộ phận chịu trách nhiệm kế tiếp. Nhân viên có thể theo dõi đơn từ đã được xử lý đến giai đoạn nào thông qua hệ thống phần mềm.

Quy trình phê duyệt điện tử
Hình 2: Hệ thống tự động gửi đơn cho bộ phận kế tiếp

2. Cho phép tinh chỉnh:

Người dùng có thể tự định nghĩa lại các bước trong quy trình chuẩn đã lập nếu có thay đổi cho phù hợp với thực tế. Đảm bảo hệ thống đáp ứng được bất kỳ quy trình phê duyệt nào tùy biến với mọi quy định trong thực tế.

3. Đính kèm tài liệu

Các tài liệu liên quan tới đơn phê duyệt, đều có thể được đính kèm bằng các định dạng file “.doc”, “.xlxs”, “pdf”,…

4. Gửi cảnh báo nhắc nhở

Cung cấp hệ thống thông báo nhắc nhỏ ký phê duyệt, lưu vết lịch sử ký phê duyệt, ủy quyền ký thay, hủy hồ sơ, báo cáo thống kê phân tích tình hình ký duyệt.

5. Sử dụng đa phương tiện

Dễ dàng truy cập bằng nhiều phương thức khác nhu từ app trên điện thoại, máy tính bảng, hay trình duyệt trên PC hoặc laptop. Tạo mọi thuận lợi để các nhà quản lý có thể nhận đơn và ký đơn mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm và mọi không gian khác nhau.

Một vài lợi ích đáng kể từ giải pháp phê duyệt điện tử

Giải pháp phê duyệt điện tử của ITCloudSea
Hình 3: Hệ thống phê duyệt điện tử của ITCloudSea

1. Giảm chi phí

  • Số hóa mọi giấy tờ liên quan đến quy trình phê duyệt.
  • Làm việc trên các dữ liệu điện tử có nghĩa là không giấy tờ, giảm các chi phí in ấn góp phần bảo vệ môi trường.

2. Tăng năng suất làm việc

  • Thực hiện quy trình phê duyệt từ xa: giúp ban lãnh đạo nhà quản lý xử lý, ký duyệt các văn bản, giấy tờ liên quan khi không có mặt tại công ty, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý cũng như không làm trì trệ công việc.
  • Ký mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị máy tính, điện thoại, ipad, laptop..v.v.
  • Cho phép nhiều người thực hiện quy trình phê duyệt, có thể xử lí các vấn đề cùng một lúc.

3. Tiết kiệm thời gian

  • Nhân viên không phải chờ đợi lâu: khi được phê duyệt thông báo sẽ được gửi đến người làm đơn một cách nhanh chóng dễ dàng không qua trung gian.
  • Ký phê duyệt nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi không giới hạn thời gian hay khoảng cách địa lý.
  • Giảm thời gian hoàn thành việc phê duyệt: được nhận trực tiếp thông tin và ra quyết định trực tiếp.

4. Tính bảo mật cao

  • Giảm khả năng giả mạo chữ ký số so với chữ ký tay.
  • Thông tin lưu trữ điện tử có tính bảo mật hơn so với lưu trữ thông tin giấy.

5. Tạo ra môi trường làm việc chuẩn số hóa

  • Các quy trình phê duyệt được chuẩn hóa đi theo phong cách văn phòng số.
  • Quy trình hiện đại, nhanh chóng tiện lợi.

Doanh nghiệp trong thời đại kỷ nguyên số cần đi theo mô hình văn phòng điện tử vì nó là xu hướng tất yếu trong xã hội ngày nay. Văn phòng làm việc thoải mái, hiện đại có nhiều tiện ích đi kèm, giúp các công việc được xử lý nhanh chóng sẽ mang đến sự sáng tạo, cảm hứng làm việc cho nhân viên, giúp cho công việc hoàn thành đạt hiệu quả cao và doanh nghiệp phát triển.

Bên cạnh đó tùy vào doanh nghiệp của bạn như thế nào: nhỏ, vừa hay lớn để chọn phần mềm phù hợp. Từ khi ra đời, phần mềm phê duyệt điện tử đã giúp cho các ban lãnh đạo, nhà quản lý cảm thấy phê duyệt không còn là vấn đề nan giải, giải quyết công việc dễ dàng mang lại hiệu quả tốt nhất.

ITCloudSea tự hào là doanh nghiệp cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn châu Á. Phần mềm Top E-office được tạo ra để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản trị doanh nghiệp và quy trình làm việc trong công ty. Nếu có nhu cầu tìm hiểu, bạn vui lòng gọi 028 3520 2367 để được hỗ trợ tư vấn chi tiết nhất từ đội ngũ của chúng tôi.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.