Over 10 years we help companies reach their financial and branding goals. Engitech is a values-driven technology agency dedicated.

Gallery

Contacts

411 University St, Seattle, USA

engitech@oceanthemes.net

+1 -800-456-478-23

3 Lý do doanh nghiệp không nên sử dụng messenger cá nhân

Có thật sự tiện lợi khi sử dụng ứng dụng nhắn tin cá nhân cho công việc?

Chắc hẳn ai cũng đã từng làm việc với tư cách là một người đưa tin cá nhân ít nhất một lần. Theo ‘Báo cáo xu hướng công cụ làm việc năm 2021‘ do Open Survey phát hành, 80% những người đã sử dụng messenger cho công việc cho biết rằng họ đã sử dụng messenger cá nhân.

Tuy nhiên, một nửa trong số họ trả lời rằng họ bị căng thẳng vì ‘không thể phân biệt chuyện công và việc riêng.

Gửi nhầm tin nhắn vào phòng chat công việc
Hình 1: Gửi nhầm tin nhắn riêng vào phòng chat công việc

Không những thế, mọi người có thể bị nhầm lẫn giữa tin nhắn công việc và tin nhắn cá nhân. Không thiếu những trường hợp, mọi người gửi nhầm tin nhắn cá nhân vào phòng chat của công ty.

Có 3 lý do không nên sử dụng tin nhắn cá nhân:

1. Khả năng rò rỉ dữ liệu công ty

Khi bạn làm việc và trao đổi dữ liệu với messenger cá nhân của mình, dữ liệu nội bộ sẽ được lưu trữ trong tài khoản messenger cá nhân của bạn. Nói cách khác, dữ liệu nội bộ của công ty nằm rải rác giữa các cá nhân.

Với một xã hội với sự nghe lén, nghe trộm và công nghệ cao, việc mất điện thoại hay bị hack thông tin không còn là chuyện lạ lẫm. Hoặc điều gì sẽ xảy ra khi một người ngoài vào phòng trò chuyện công ty và nhìn thấy tin nhắn. Dữ liệu công ty sẽ bị thất thoát, ngay cả khi nhân viên không có ý định như vậy.

Giải pháp:

Ứng dụng nhắn tin Talk trên PC
Hình 2: Lưu trữ nội dung thông tin trên hệ thống tin nhắn công ty để chặn rò rỉ dữ liệu

Với app nhắn tin “Talk”, nhân viên bắt buộc phải đăng nhập vào hệ thống tin nhắn của công ty.

Người quản trị có thể kiểm tra và kiểm soát các IP có thể truy cập vào Talk, nâng cao tính bảo mật. Nếu phát hiện các hành động gian dối và hiềm nghi trên một user, quản trị viên có thể xóa hoặc tạm khóa tài khoản người dùng. Điều này cho phép bạn kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu nội bộ. Đặc biệt là với những người đã nghỉ việc và ngừng công tác.

Bên cạnh đó, các file dữ liệu làm việc được lưu trữ trên hệ thống công ty, không bị mất hoặc xóa đi theo thời gian. Kể cả nhân viên cũ đã nghỉ việc, tất cả dữ liệu thông tin của họ đều được lưu lại, và tất nhiên, họ cũng không thể đăng nhập trở lại để truy cập các tài liệu đó.

2. Giảm hiệu quả do làm việc rời rạc

Khi làm việc, nhân viên phải thao tác qua lại giữa nhiều công cụ khác nhau như email, messenger, bản thông báo hay công văn. Thực tế, ứng dụng nhắn tin cá nhân lại không đồng bộ dự liệu với các công cụ khác.

Điều này, khiến công việc không được kết nối thông suốt. Để làm việc tốt và thao tác nhanh, bạn cần tập trung tối đa, làm giảm hiệu quả công việc nghiêm trọng.

Ứng dụng nhắn tin công ty được liên kết với phần mềm quản trị để tăng hiệu quả công việc.

Ứng dụng nhắn tin Talk trên điện thoại
Hình 3: Giao diện ứng dụng Talk trên điện thoại

Ứng dụng Talk được liên kết với phần mềm văn phòng điện tử và hoàn toàn miễn phí. Tất cả User đều có thể truy cập vào ứng dụng chat Talk để phục vụ cho công việc.

Do đó, bạn có thể sự dụng công cụ trong phần mềm để phục vụ cho công việc, như bảng thông báo và thư nôi bộ. Đồng nhất trên một nền tảng, rất thuận tiện để chia sẻ và cộng tác với những người ở các bộ phận khác thông qua e-mail hoặc bảng thông báo dễ thảo luận về các nội dung của messenger.

Trong công cuộc chuyển đổi số, việc quản lý thời gian và chấm công cũng như phê duyệt điện tử đang trở nên quan trọng hơn. Ứng dụng Talk cũng được liên kết để chấm công tự động, quản lý thời gian và trao đổi thông tin nội bộ.

Bạn có thể kiểm tra lộ trình hoặc nhận thông báo phê duyệt điện tử thông qua messenger. Bạn cũng có thể dễ dàng truy cập các công cụ khác như giao việc, thông báo nội bộ… để làm việc hiệu quả hơn.

3. Các chức năng là không đủ như ứng dụng chat công ty

Ứng dụng chát cá nhân là một công cụ để giao tiếp riêng tư. Bởi thế, nó không có các chức năng cần thiết dùng cho hợp tác kinh doanh.

Nếu dùng tin nhắn cá nhân, bạn có thể lo lắng liệu họ có đang online để sẵn sàng liên lạc hoặc không.

Messenger cá nhân tạo ra danh sách liên lạc dựa trên danh bạ cá nhân của nhân viên đó. Nếu bạn cần gửi tin nhắn cho một người nào ở bộ phân khác vì công việc, việc biết trước số điện thoại sẽ rất phức tạp.

Sơ đồ tổ chức trên ứng dụng tin nhắn Talk
Hình 4: Sơ đồ tổ chức ở trong ứng dụng chat Talk

Ứng dụng chat Talk tích hợp sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Ngay cả khi bạn không lưu số điện thoại và tên bộ phận của các thành viên trong nhóm, ở các bộ phận khác trên điện thoại khác trên điện thoại mình, bạn có thể liên lạc thông qua sơ đồ tổ chức.

Ngoài ra, chức năng hiển thị trạng thái “online” hay “offline” giúp xác định người kia có mặt hoặc vắng mắt trong nháy mắt. Cải thiện hiệu quả giao tiếp

Kết luận:

Ứng dụng chat Doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả công việc.

Gần đây, nhiều công ty đang sử dụng “ứng dụng tin nhắn công ty” thay vì tin nhắn cá nhân. Nó cung cấp đầy đủ các chức nằng cần thiết cho công việc mà vẫn tích hợp được các chức năng thường có ứng dụng nhắn tin thông thường.

Tuy nhiên, hiện vẫn có nhiều công ty cảm thấy lạ lẫm với phần mềm chat nội bộ doanh nghiệp. Họ cần được giới thiệu và vận hành trải nghiệm.

Hiện nay, bạn có thể trải nghiệm sử dụng miễn phí ứng dụng giao tiếp nội bộ Talk của ITCloudSea. Ứng dụng được thiết kế gọn nhẹ, tích hợp trên cả điện thoại và PC, giao diện đơn giản, dễ thao tác. Ngay cả những tổ chức không quen thuộc có thể dễ dàng nó.

Và điều đặc biệt, nó hoàn toàn miễn phí. Khi bạn sử dụng phần mềm văn phòng điện tử của ITCloudSea, bạn chỉ cần tải Talk và đăng nhập bằng tài khoản đã được đăng ký trước đó tại phần mềm. Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3520 2367 để được tư vấn tận tình từ các chuyên viên chăm sóc hàng đầu.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

SSL Sectigo Partner days
Top E-Office

Vinh danh các Đối tác SSL trong sự kiện SSL Sectigo Partner’s Day

Tối ngày 24/11/2022, sự kiện vinh danh các đối tác SSL Sectigo đến từ các nước đông Nam Á: Thái Lan, Indonesia, Malaysia, Singapore, Việt Nam đã được tổ chức...
Read More >
phần mềm chấm công ITCloudSea
Top E-Office

Phần mềm chấm công ITCloudSea có thể đáp ứng được những loại hình làm việc nào?

"Work from home" không còn quá xa lạ với với mọi người từ khi đại dịch bùng phát. Tới 2022, khái niệm mô hình lai Hybrid working (kết hợp làm...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.