Văn phòng điện tử là gì? Các lợi ích khi sử dụng văn phòng điện tử?

Thế nào là văn phòng điện tử?

Văn phòng điện tử tên tiếng anh là Electronic Office là một phần mềm quản lý văn phòng áp dụng công nghệ cao được tạo nên và chạy trên nền tảng web . Phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng như quản lí, trao đổi và giải quyết công việc… Để nhằm mục đích hiện đại hóa quản trị doanh nghiệp thay cho phương thức truyền thống.

Có thể hiểu đơn giản văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm sử dụng các thiết bị kết nối với internet giúp các thao tác văn phòng bằng giấy tờ, thủ công sẽ được thay thế xử lí trên máy tính. Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được xử lý và lưu trữ trên một hệ thống.

Trong thời đại công nghệ phát triển, chúng ta đang phải chạy theo cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Đặc biệt, tình hình dịch bệnh Covid kéo dài, diễn biến phức tạp làm cho công việc trì trệ, ảnh hưởng đến mọi hoạt động. Việc sử dụng một phần mềm quản lí, làm việc từ xa sẽ là một giải pháp thông minh cho doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử thay cho phương thức làm việc truyền thống. Xu hướng mới giúp xử lí hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hiệu quả. Người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi với thiết bị kết nối với internet. Thay vì một văn phòng ngổn ngang giấy tờ tài liệu bằng văn bản doanh nghiệp, ngày nay hướng tới xây dựng một văn phòng “xanh” không giấy tờ.

Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp chuyển đổi số

Môi trường làm việc hiện đại, dễ dàng trao đổi ý kiến, trình bày chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng. Từ đó góp phần thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, thực hiện cải cách hành chính.

Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử cũng là một cách tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng. Bởi, nhân viên thích được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp. Doanh nghiệp phát triển, nhân viên cũng phát triển, có nhiều cơ hội học hỏi thăng tiến trong tương lai.

Lợi ích khi sử dụng Văn phòng điện tử?

Lợi ích của việc sử dụng văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp hiệu rõ hơn về phần mềm và sự cần thiết của nó trong thời đại công nghệ:

Đối với lãnh đạo:

  • Hiệu quả khi làm việc từ xa: dễ dàng quản lý doanh nghiệp từ xa, mọi lúc mọi nơi chủ yếu làm việc thông qua thiết bị kết nối internet. Không có mặt ở công ty, lãnh đạo vẫn có thể giao việc, theo dõi tiến trình trên hệ thống. Doanh nghiệp cũng dễ dàng tạo các cuộc họp trực tuyến để giải quyết các vấn đề khẩn cấp.
  • Giao việc cho nhân viên một cách rõ ràng, minh bạch thông qua các ứng dụng. Quản lý sẽ nắm bắt được thông tin, tiến độ của các công việc để đưa ra những quyết định đúng đắn. Từ đó, họ có cái nhìn khách quan đánh giá được tiến độ và mức độ hoàn thành của nhân viên dễ dàng.
  • Quản lý được tác phong làm việc của nhân viên thông qua các chức năng nhân sự, điểu hành.

Đối với nhân viên:

  • Tạo ra môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp: thay vì sử dụng tài liệu giấy để quản lí hồ sơ, dữ liệu, nhân sự...thì văn phòng điện tử tạo ra môi trường làm việc khác biệt. Mọi công việc được xử lí qua các thiết bị điện tử. Mọi người có thể dễ dàng truy cập lấy thông tin. Bên cạnh đó, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các phòng ban thông qua các thao tác đơn giản.
  • Tiết kiệm thời gian, chi phí: Giúp nhân sự xử lí các công việc mọi lúc mọi nơi chỉ cần thực hiện các thao tác trên điện thoại hoặc máy tính, giúp việc sắp xếp lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu một cách dễ dàng hơn. Tiết kiệm được chi phí in ấn, bảo vệ môi trường....
  • Nắm bắt các công việc được giao nhanh chóng, dễ dàng xếp lịch công việc cá nhân, theo dõi và báo cáo các công việc kịp thời.
  • Các nhân viên sẽ được đồng bộ hóa, nâng cao trình độ sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin tạo tác phong làm việc hiện đại, xử lí thông tin, công việc hiệu quả trong môi trường mạng 4.0.

Đầu tư phần mềm văn phòng điện tử có tốn nhiều tiền không?

Văn phòng điện tử được cung cấp bởi các công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần trả phí để duy trì quyền truy cập của mình vào hệ thống. Một vài phần mềm đang được cung cấp bởi một mức giá hữu nghị. Top E-office chỉ phải trả phí 20k/user/tháng cho gói cơ bản với 4 chức năng.

Tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, các phần mềm hiện nay cung cấp các tính năng tương ứng. Theo đó, giá thành của mỗi gói sản phẫn cũng sẽ thay đổi.

Hiện nay, có rất nhiều bản cho phép người dùng sử dụng miễn phí để trải nghiệm.

Doanh nghiệp không cần phải tốn tiền đầu tư vào máy móc thiết bị hạ tầng, server. Tất cả đều được cung cấp bởi đối tác phát triển phần mềm.

Về tổng quan, với những lợi ích mà nó mang lại so với chi phí, doanh nghiệp được lợi rất nhiều khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử. Đây là xu hướng tất yếu trong môi trường 4.0.

Để nhận được tư vấn chi tiết về phần mềm văn phòng điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. "Đăng ký trải nghiệm" hoặc gọi  028 3520 2367 để nhận được hỗ trợ nhanh nhất từ các chuyên gia về chuyển đổi số.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

6 mẹo quản lý hiệu suất công việc
Top E-Office

6 Mẹo để quản lý hiệu suất công việc

Xây dựng cho bản thân một quy trình làm việc phù hợp và quản trị khối lượng công việc cá nhân là một trong những kỹ năng cần có. Dưới...
Read More >
Alias email là gì
Top E-Office

Alias Email hay Email ảo là gì: Lợi ích và cách hoạt động

Alias Email (Email ảo) là gì? Đâu đó chắc hẳn bạn đã từng nghe đến khái niệm Alias Email hay Email ảo. Alias trong tiếng anh có nghĩa là “bí...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.