Over 10 years we help companies reach their financial and branding goals. Engitech is a values-driven technology agency dedicated.

Gallery

Contacts

411 University St, Seattle, USA

engitech@oceanthemes.net

+1 -800-456-478-23

Xu hướng làm việc Hybrid: 6 thách thức và giải pháp vận hành cho doanh nghiệp

1. Mô hình làm việc Hybrid bắt nguồn từ đâu

Làn sóng đại dịch Covid-19 đã thay đổi thói quen làm việc của đại đa số thế hệ dân văn phòng. Khi lên văn phòng làm việc không còn là điều hoàn toàn quá cần thiết so với kết quả công việc. Nhân viên nhận thấy sự thoải mái khi làm việc tại nhà, tự chọn khoảng thời gian làm việc năng suất nhất. Doanh nghiệp giảm tải không gian văn phòng làm việc, hạn chế dịch bệnh lây lan. Từ đó, mô hình làm việc Hybrid (kết hợp) được sinh ra thỏa mãn cả nhu cầu của cả 2 bên.

Mô hình này cho phép nhân viên có thể lựa chọn làm việc tại nhà, chỉ cần lên công ty vào những ngày cố định hoặc khi có việc cần. Các khảo sát chỉ ra rằng, người lao động tiết kiệm thời gian đi lại, không cần chú trọng ăn mặc, và có thời gian cho các công việc cá nhân.

Mô hình làm việc hybrid

Theo một nghiên cứu chung của công ty dữ liệu Owl Labs và Global Workplace Analytics, 16% các công ty trên toàn thế giới đang áp dụng hình thức này.

Đi cùng với xu hướng đó, các doanh nghiệp tại Việt Nam cũng đang dần áp dụng mô hình làm việc Hyrid. Thách thức của doanh nghiệp là làm sao đáp ứng được nhu cầu của nhân viên mà vẫn đảm bảo được công bằng và hiệu suất.

Dưới đây chúng tôi xin đề cập đến 6 thách thức của doanh nghiệp và giải pháp:

STTThách thứcGiải pháp
1Thiếu liên kết giữa nhân viên trong văn phòng và nhân viên làm việc từ xaLên lịch cụ thể cho các cuộc họp cần sự góp mặt Đặt ngày giờ cụ thể cho công việc tại văn phòng cần sự cộng tác, trao đổi và thảo luận Các thời gian còn lại để nhân viên làm việc tại nhà/từ xa tự chủ hơn, không cần sự tương tác giữa người và người
2Bỏ sót nhân sự khi họpĐặt chế độ video mặc định cho tất cả các cuộc họp
3Lãng phí không gianTận dụng không gian cho nhân viên Hybrid cho nhân sự mới, hoặc chia sẻ không gian làm việc cho các công ty khác để tiết kiệm chi phí 
4Hiệu quả trong phân bổ/sử dụng chi phí và nguồn lựcTrông thỏa thuận làm việc hybrid, cần ghi rõ về sự thay đổi so với làm việc tại văn phòng. Sự thông báo này là cần thiết để nhân viên khi lựa chọn làm hybrid hiểu
5Thiếu quản lý và cộng tácXây dựng lòng tin, giao tiếp thường xuyên qua các kênh đã được thiết lập
6Khác biệt về trải nghiệm giữa nhân viên tại văn phòng và nhân viên từ xaCố gắng giữ trải nghiệm cân bằng nhất có thể giữa nhân viên tại văn phòng và nhân viên từ xa. Đồng thời cho mọi người lựa chọn. Tuy nhiên đảm bảo sự lựa chọn có tính kỷ luật và đồng bộ. Cố gắng tổ chức các buổi gặp gỡ trực tiếp quan trọng hơn.

Giải pháp thì đã có. Nhưng làm cách nào để thực hiện được giải pháp, tiết kiệm thời gian quản lý, tạo tiền đề cho sự phát triển sau này lại là một bài toán khác. Khi hơn 96% doanh nghiệp tại Việt Nam là SMEs, quy mô vừa, nhỏ và siêu nhỏ, chưa có phương pháp và hệ thống quản lý rõ ràng.

2. Giải quyết và cân bằng

Để đảm bảo hiệu suất và duy trì kết nối trong tổ chức, doanh nghiệp cần trang bị các công nghệ hỗ trợ, các nền tảng, ưu tiên các nền tảng tối ưu trải nghiệm người dùng, để kết nối giữa văn phòng và nhân viên làm việc từ xa.

Quản lý thời gian làm việc:

Quản lý thời gian làm việc từ xa
Quản lý thời gian làm việc từ xa

Hybrid working là một khái niệm hoàn toàn mới, nhiều nhân sự thực sự chưa hình dung ra cách làm việc để kiểm soát được nó. Hãy đặt một vài câu hỏi

? Nhân sự đã từng áp dụng mô hình này chưa

? Để đảm bảo năng suất, nhân sự cần làm việc tại văn phòng bao nhiêu tiếng/tuần

? Công việc nhóm cần sự tương tác, cách nhân sự sắp xếp công việc như thế nào

Hàng loạt các câu hỏi về quản lý thời gian làm việc khiến nhà quản lý phải tìm ra giải pháp công nghệ phù hợp để xây dựng bộ công cụ cơ sở cho Hyrid working.

Theo báo cáo của VECOM 2022, hiện nay có 60% các doanh nghiệp tại Việt Nam đang sử dụng phần mềm HRM để quản lý nhân sự. Một trong những chức năng nổi trội chính là quản lý thời gian làm việc của nhân viên.

Tại đây, nhân viên sẽ đăng nhập tài khoản và thực hiện chấm công vào ca để bắt đầu một ngày làm việc bằng một thiết bị kết nối internet. Thông qua đó, quản lý biết rằng nhân viên đã tham gia vào guồng làm việc và sẵn sàng với việc liên kết. Hơn thế, bằng công nghệ đột phá, nhà quản lý có thể kiểm tra được địa chỉ IP để chấm công của nhân viên đó.

Xây dựng các kênh liên lạc

Đảm bảo và duy trì kết nối tương tác là vấn đề thứ 2 mà doanh nghiệp cần coi trọng.

Ứng dụng họp trực tuyến
Tổ chức các buổi họp trực tuyến

Co-vid 19 và các lệnh đóng cửa đã khiến nhiều ngành nghề bị giảm sút kết quả kinh doanh nghiêm trọng, nhưng với các ứng dụng họp trực tuyến, lại cho thấy sự tăng trưởng vượt bậc. Theo báo cáo định kỳ, ZOOM tăng vọt 169% doanh thu, giá cổ phiếu tăng gấp 6 lần. Trong khi đó, Google Meeting dự kiến tăng trưởng hằng năm là 10,9% giai đoạn từ 2021-2028.

Nỗ lực tạo ra môi trường tương tác trực tiếp, khiến nhu cầu sử dụng các ứng dụng chat nội bộ doanh nghiệp bùng nổ. Với bộ công cụ đầy đủ tích hợp từ ứng dụng chat Talk và văn phòng điện tử E-office,  nhà quản lý có thể tăng cường tính kết nối trong công việc: sắp xếp lịch trình xử lý công việc của phòng ban, quản lý giờ làm, đồng thời xây dựng kênh chat nội bộ, cho phép tạo cuộc họp online. Hệ thống server được đặt tại Việt Nam, với đường truyền và tốc độ kết nối ổn định, cho phép giao tiếp trong doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Tạo ra môi trường giao tiếp chuyên biệt và chuyên nghiệp giúp nhân viên dễ dàng phân tách giữa công việc và cuộc sống cá nhân, xây dựng cảm giác được gắn kết với đồng nghiệp, tạo sự hài lòng hơn trong công việc.

Hình thành văn hóa làm việc của doanh nghiệp

Trong một thế giới đang xoay vần với công nghệ và tương lai, thứ trụ vững theo thời gian chính là giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần một giải pháp thời 4.0 để truyền tải văn hóa và tinh thần của doanh nghiệp tới bất cứ nhân viên nào, dù đang làm việc tại văn phòng hoặc hybrid.

Bộ ứng dụng chát nội bộ, kèm các chức năng Bảng Tin, Thông Báo, cùng sự liên kết giữa các chức năng khác từ Email, Giao việc tới phân cấp quản lý trên Văn phòng điện tử E-office, tạo ra một thể thống nhất. Từ đó, nhà quản lý có thể truyền tải tinh thần làm việc xuyên suốt và đồng bộ trên toàn bộ hệ thống và quy trình.

Hệ thống làm việc chuyên nghiệp và thống nhất, thúc đẩy sáng tạo, nhiệt huyết, tự chủ và đảm bảo năng suất làm việc của nhân viên.

3. Vai trò của công nghệ đối với mô hình Hybrid

Ứng dụng phần mềm họp trực tuyến

Công nghệ vốn được phát triển cho nhu cầu của tương lai. Nhưng chắc phải chờ đến khi đại dịch toàn cầu xảy đến và các lệnh phong tỏa trên toàn thế giới, chúng ta mới thấy rõ lợi ích tối đa mà công nghệ mang lại cho sự kết nối không biên giới và không giới hạn.

Từ việc làm quen với các công cụ làm việc từ xa: văn phòng trực tuyến, giao việc online, ứng dụng họp trực tiếp, ứng dụng chat nội bộ,…. Đến việc sử dụng thành thục các phần mềm quản lý văn phòng, quản trị doanh nghiệp, đều cho thấy sự hiện diện của công nghệ ở mọi nơi trong cuộc sống.

Chuyển đổi số là mục tiêu quan trọng của Việt Nam giai đoạn 2020-2030, cũng là xu hướng tất yếu của thế giới. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang loay hoay tìm một giải pháp công nghệ chuyên sâu để đầu tư cải tiến quy trình làm việc.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm từ Hàn Quốc, ITCloudSea cung cấp bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp kết hợp với quản lý nhân sự với những chức năng nổi trội:

Chấm công online: ghi nhận lịch sử chấm công, tự động tổng hợp báo cáo, gửi cảnh báo đi trễ.

Phần mềm chat nội bộ: ứng dụng chat dành riêng cho công việc, chuyên biệt, bảo mật, kết nối với các chức năng khác của văn phòng điện tử.

Xây dựng quy chuẩn về hệ thống quy trình làm việc thông qua các công cụ: phê duyệt điện tử, công văn, giao việc, bảng tin…

Kết luận

Để xây dựng được một quy trình và chính sách cho mô hình làm việc Hybrid, cần có sự chủ động từ cả hai phía là doanh nghiệp và người lao động. Khảo sát nhu cầu làm việc của thế hệ lao động mới ( với 81% là gen Z), và sẵn sàng chia sẻ là yếu tố cần thiết.

Bên cạnh đó, ứng dụng các phần mềm quản lý để tối ưu hóa công việc và quy trình cũng là một điều cần cân nhắc. Nếu Doanh nghiệp của bạn đang cần được tư vấn toàn diện về bộ công cụ quản trị doanh nghiệp, vui lòng đăng ký hoặc gọi ngay tới Hotline 028 3520 2367 để được hỗ trợ.

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
Fanpage: https://www.facebook.com/ITCloudSea.vn
Youtube: ITCloudSea

Hãy đăng ký để được tư vấn và dùng thử miễn phí

Bài viết liên quan

SSL Sectigo Partner days
Top E-Office

Vinh danh các Đối tác SSL trong sự kiện SSL Sectigo Partner’s Day

Tối ngày 24/11/2022, sự kiện vinh danh các đối tác SSL Sectigo đến từ các nước đông Nam Á: Thái Lan, Indonesia, Malaysia, Singapore, Việt Nam đã được tổ chức...
Read More >
phần mềm chấm công ITCloudSea
Top E-Office

Phần mềm chấm công ITCloudSea có thể đáp ứng được những loại hình làm việc nào?

"Work from home" không còn quá xa lạ với với mọi người từ khi đại dịch bùng phát. Tới 2022, khái niệm mô hình lai Hybrid working (kết hợp làm...
Read More >

Vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết
Tel: 028-3520-2367
FB Fanpage: ITCloudSea
Youtube: ITCloudSea

Chia sẻ bài viết

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Thank you!

Your application is sent successfully.