MAIL

Thư mục Mail

Tình huống: Tôi nhận được hàng trăm email mỗi ngày. Tôi không thể sắp xếp và phân loại email theo chủ để tôi muốn.
Giải pháp: Bạn nên tạo các [Thư mục Mail] để phân loại các mail của bạn
Lợi ích: Dễ dàng sắp xếp và quản lý email.

Email ảo

Tình huống: Tôi là nhân viên kinh doanh, tôi thường nhận đơn hàng từ khách hàng qua email, sau đó tôi mất khá nhiều thời gian để chuyển tiếp email đến đồng nghiệp trong nhóm và quản lý của tôi mỗi lần như thế mỗi ngày.
Giải pháp: Bạn nên tạo địa chỉ email ảo cho đội nhóm sales của bạn.
Lợi ích: Tất cả email được gửi vào email ảo sẽ được chuyển tiếp tự động đến email của các thành viên trong team cùng một lúc.
Thông tin bổ sung: Không giới hạn số lượng email ảo được tạo

Mail của người nghỉ việc

Tình huống: Nhân viên của tôi đã nghỉ việc và hiện tại tôi phụ trách công việc của bạn ấy. Tôi muốn xem lại những thông tin trao đổi với khách hàng qua email trước đó bạn này phụ trách.
Giải pháp: Bạn có thể dùng chức năng [Mail của người nghỉ việc] để chia sẻ tất cả hộp thư của người đã nghỉ việc về hộp thư của bạn.
Lợi ích: Người mới phụ trách mới sẽ dễ dàng kiểm tra và tiếp tục theo dõi công việc của nhân viên đã nghỉ việc

Tích hợp hệ thống Mail ngoài

Tình huống: Tôi đã làm việc qua Gmail từ lâu, nhưng nay tôi phải đổi sang hệ thống mail khác. Liệu rằng tôi có thể tích hợp Gmail vào hệ thống mail mới ?
Giải phápChức năng Hệ thống mail ngoài của Top E-office có thể giúp bạn tích hợp các hệ thống mail khác (Gmail, Yahoo, Naver, Hotmail…) vào hệ thống mail của Top E-office
Lợi ích: Quick to check all your email systems
Thông tin bổ sung: You can send email by Gmail address in Top E-office

LỊCH

Chia sẻ Lịch

Tình huống: Tôi cần cập nhật lịch trình của mình cho các thành viên trong nhóm của tôi.
Giải pháp: Bạn có thể tạo sự kiện và chọn chức năng chia sẻ lịch đến bất kỳ người dùng nào khác.
Lợi ích: Dễ dàng kiểm tra và theo dõi lịch trình công việc của nhau.

Lịch công việc

Tình huống: Tôi muốn đồng bộ các mốc thời gian công việc của tôi vào lịch
Giải pháp: Phần mềm có sẳn chức năng [Lịch Công việc], nó sẽ tự động đồng bộ và cập nhật thời gian biểu công việc của bạn từ Todo, Dự án và Công văn
Lợi ích: Xem lại và kiểm tra tất cả timeline công việc nhanh chóng và dễ dàng

Nhắc nhở lịch trình

Tình huốngTôi có rất nhiều lịch và sự kiện, tôi muốn nhận được thông báo trước khi bắt đầu/ tới hạn deadline.
Giải pháp: Bạn có thể thiết lập nhắc nhở trên chức năng lịch.
Lợi ích: Không bỏ lỡ bất kỳ một lịch trình nào
Thông tin bổ sung: Bạn cũng có thể tùy chọn tính năng lập lại đối với những sự kiện diễn ra định kỳ.

TO-DO

Nhận giao việc

Tình huống: Tôi nhận rất nhiều nhiệm vụ từ Quản lý và đồng nghiệp nên tôi không thể nhớ hết toàn bộ nhiệm vụ
Giải pháp: Chức năng "To-do đã nhận" sẽ giúp bạn
Lợi ích: Tập hợp tất cả các nhiệm vụ mà người dùng phải giải quyết
Thông tin bổ sung: Không quên bất kỳ nhiệm vụ nào. Bạn cũng có thể thấy được nhiệm vụ nào từ ai. Bạn và những người dùng liên quan có thể theo dõi nhiệm vụ cùng nhau.

Giao công việc

Tình huống: Tôi phân công rất nhiều nhiệm vụ cho đồng nghiệp của tôi. Tôi không thể nhớ hết tôi đã giao cho ai và không thể biết nhiệm vụ đó đang trong giai đoạn nào
Giải pháp: Sử dụng tính năng giao việc trong To-do
Lợi ích: Tập hợp tất cả các nhiệm vụ mà bạn đã yêu cầu người khác thực hiện
Thông tin bổ sung: Bạn và cộng sự của bạn có thể theo dõi nhiệm vụ cùng nhau. Luôn luôn có thể kiểm tra được đã giao ai nhiệm vụ gì.

Cập nhật và theo dõi giao việc

Tình huống: Tôi và đồng nghiệp có nhiều nhiệm vụ phải giải quyết cùng nhau và tôi không biết trạng thái công việc hiện tại ra sao nhưng tôi lại không thể hỏi bạn ấy ngay lúc này
Giải pháp: To-do có chức năng để giúp bạn theo dõi trạng thái của toàn bộ quy trình thực hiện công việc.
Lợi ích: Bạn có thể thấy được trạng thái của nhiệm vụ, tỷ lệ hoàn thành, thời hạn.
Thông tin bổ sung: Bạn có thể đính kèm file, để lại bình luận hoặc tin nhắn đến người còn lại.

DANH BẠ

Danh bạ nhân viên

Tình huống: Công ty tôi có hơn 100 nhân viên, trong một vài trường hợp tôi cần tìm một vài đồng nghiệp để cộng tác nhưng tôi không biết sao để tìm họ.
Giải pháp: Chức năng danh bạ có thể hiện thị tất cả người dùng trong sơ đồ tổ chức của công ty
Lợi ích: Thông qua sơ đồ tổ chức của công ty, bạn có thể dễ dàng kiểm tra chi tiết liên hệ của đồng nghiệp, bộ phận, vị trí họ đang phụ trách giúp ích trong trường hợp cần đúng người để hợp tác

Danh bạ khách hàng

Tình huống: Tôi lưu thông tin liên hệ của khách hàng trong máy tính và tôi không thể kiểm tra khi đang ở ngoài.
Giải pháp: Bạn có thể tạo thư mục lưu nhiều danh sách liên hệ khác nhau như: danh sách khách hàng, nhà cung cấp, đối tác.
Lợi ích: Luôn luôn có thể kiểm tra cách thức liên lạc bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu
Thông tin bổ sung: Bạn có thể chọn để gửi email đến tất cả liên hệ trong thư mục chi tiết liên hệ

Chia sẻ danh bạ

Tình huống: Có một vài danh bạ tôi cần chia sẻ với nhóm của tôi và làm thế nào để tôi cập nhật liên hệ mới và họ cũng có thể thấy ?
Giải pháp: Bạn có thể tạo thư mục danh bạ chọn chức năng chia sẻ đến các thành viên khác.
Lợi ích: Bạn và nhóm của bạn có thể kiểm tra danh bạ mọi lúc mọi nơi
Thông tin bổ sung: Tất cả thành viên được chia sẻ đều có thể tạo them liên hệ vào thư mục.

Nhóm danh bạ yêu thích

Tình huống: Tôi quản lý nhiều nhóm dự án khác nhau và tôi cần gửi email đến các nhóm đấy mỗi ngày và tối mất khá nhiều thời gian để tìm địa chỉ email của những thành viên trong cùng dự án.
Giải pháp: Bạn tạo các danh sách yêu thích riêng cho từng nhóm và thêm các thành viên vào
Lợi ích: Bạn có thể dễ dàng gửi mail, thông báo, to-do, chat đến các thành viên trong nhóm yêu thích cùng lúc mà không cần phải nhớ ai thuộc nhóm nào và email của họ là gì
Thông tin bổ sung: Bạn cũng có thể tìm ra người mà bạn thường liên lạc nhanh chóng và dễ dàng.

Nhân sự

Nhân sự/ sơ đồ tổ chức

Tình huống: Tôi muốn tạo một dự án mới nhưng tôi không thể kiểm tra sơ đồ tổ chức để chọn người dùng để thêm vào dự án.
Giải pháp: Sơ đồ tổ chức của công ty bạn sẽ được thiết lập và tự động kết nối với tất cả các chức năng trong phần mềm
Lợi ích: Bạn luôn luôn có thể chọn người dùng từ sơ đồ tổ chức.
Thông tin bổ sung: Dễ dàng kiểm tra và quản lý tất cả nhân viên trong sơ đồ công ty (bao gồm thông tin liên hệ, hồ sơ cơ bản,…)

Chấm công

Tình huống: Tôi đang sử dụng phần mềm E-office, nó không có chức năng ghi lại các thời gian đăng nhập và đăng xuất của tôi.
Giải pháp: Top E-office cung cấp check-in online
Lợi ích: Người dùng có thể kiểm tra bảng chấm công cá nhân.
Thông tin bổ sung: Quản lý có thể quản lý bảng chấm công của nhân viên bất kỳ lúc nào.

Phê duyệt nghỉ phép

Tình huống: Tôi có việc gấp và cần xin nghỉ phép ngay, nhưng sếp đang đi công tác không thể phê duyệt.
Giải pháp: Gửi yêu cầu phê duyệt nghỉ phép của bạn tại chức năng nhân sự
Lợi ích: Người dùng có thể gửi đơn nghỉ phép bất cứ lúc nào và bất cứ đâu
Thông tin bổ sung: Quản lý có thể kiểm tra và phê duyệt thậm chí anh ấy đang ở ngoài hoặc đang đi công tác.

Cấp ngày phép

Tình huống: Đội sales đạt được chỉ tiêu của tháng, Giám đốc quyết định cho phép họ 1 ngày nghỉ phép. Tôi quản lý các ngày nghỉ phép của công ty và tôi không biết nên đưa ngày này vào loại nghỉ phép gì.
Giải pháp: Bạn có thể cấp thêm ngày phép này danh riêng cho đội sales đó
Lợi ích: Linh hoạt tạo thêm các ngày phép bonus hoặc trừ ngày phép của nhân viên bị phạt.

BẢNG TIN

Tin tức Công ty

Tình huống: Có một thông tin mà tôi muốn thông báo đến toàn thể nhân viên trong công ty
Giải pháp: Bạn có thể tạo tin đó trong mục tin tức nội bộ của [Bảng tin]
Lợi ích: Tin được thông báo đến mọi người dễ dàng và nhanh chống hơn.
Thông tin bổ sung: Đây là tính năng giúp lưu trữ toàn bộ tin tức thông báo của công ty, người dùng có thể xem bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu.

Chia sẻ thông tin

Tình huống: Tôi có một vài thông tin hay muốn chia sẻ đến mọi người và muốn tìm nơi đăng lên cho mọi người tham khảo khi cần
Giải pháp: Bạn có thể tải thông tin cần được chia sẻ lên các thư mục của [Bảng tin]
Lợi ích: Nhanh chóng chia sẻ thông tin lên cổng trực tuyến của công ty
Thông tin bổ sung: Lưu trữ toàn bộ thông tin được chia sẻ lên, đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích cho các thành viên mới làm việc cùng công ty. Các phòng ban có liên quan có thể hiểu công việc của phòng khác và sẽ giúp ích trog việc tìm đồng nghiệp để họp tác công việc sau này

Cập nhật kiến thức

Tình huống: Tôi đã đăng tải kiến thức lên trước đó và hiện tại có một số thay đổi, tôi muốn cập nhật lại kiến thức đó.
Giải pháp: Bạn có thể điều chỉnh kiến thức bạn đăng tải lên bất kỳ lúc nào và bất kỳ nơi đâu.
Lợi ích: Nhanh chóng chia sẻ thông tin lên cổng trực tuyến của công ty
Thông tin bổ sung: Kiến thức và thông tin luôn luôn được cập nhật liên tục.

LƯU TRỮ

Tài liệu số

Tình huống: Công ty lưu trữ tất cả tài liệu trong tủ hồ sơ, rất khó khăn trong việc tìm kiếm và chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp của tôi.
Giải pháp: Chức năng [Lưu trữ] cung cấp công cụ tìm kiếm chi tiết và nâng cao, bạn có thể tìm kiếm tài liệu dễ dàng.
Lợi ích: Người dùng có thể kiểm tra và chia sẻ tài liệu bất cứ khi nào và bất cứ đâu.

Quản lý tài liệu

Tình huống: Có rất nhiều tài liệu cần được lưu trữ. Rất khó khan trong việc sắp xếp tất cả các loại.
Giải pháp: Bạn nên tạo nhiều thư mục con để lưu trữ tài liệu trực tuyến.
Lợi ích: Quản lý và phân loại tài liệu. Dễ dàng kiểm tra và phân loại. Chia sẻ tài liệu nhanh chóng.

PHÊ DUYỆT

Quản lý phê duyệt

Tình huống: Tôi trình ký yêu cầu và nhận phê duyêt bằng email. Rất khó khăn trong việc phân biệt giữa các email thường và email phê duyệt.
Giải pháp: Bạn nên gửi yêu cầu phê duyệt tại chức năng [Phê duyệt].
Lợi ích: Quản lý tất cả quy trình phê duyệt. Dễ dàng kiểm tra và theo dõi phê quyệt.
Dễ dàng kiểm tra và theo dõi phê duyệt
Phân loại rõ ràng: Phê duyệt đã nhận/ đã gửi/ đang chờ/ hoàn thành.
completed

Lưu trữ tài liệu phê duyệt

Tình huống: Có rất nhiều file được đính kèm trong quá trình phê duyệt, tôi cần lưu trữ lại các file đã được phê duyệt cuối cùng
Giải pháp: Bạn có thể lưu trữ các file đã được phê duyệt tại [Tài liệu chính thức]
Lợi ích: Lưu trữ tất cả các tài liệu đã được phê duyệt, giúp tách biệt với các phê duyệt bị từ chối
Thông tin bổ sung: Dễ dàng kiểm tra và tìm kiếm tài liệu đã được phê duyệt.

CÔNG VĂN

Quản lý Công văn

Tình huống: Tôi phải gửi một công văn quan trọng đến mọi người và muốn nhận được xác nhận/phản hồi từ họ. Tôi gửi vào mail cá nhân cho từng người nhưng khó để theo dõi hết tất cả phản hồi của mọi người.
Giải pháp: Bạn bên tạo công văn và thông báo đến mọi người.
Lợi ích: Gửi công văn đến mọi người trong cùng một thời gian.
Thông tin bổ sung: Theo dõi được tất cả phản hồi và xác nhận từ người dùng có liên quan.

Vote

Tình huống: Tôi cần biết ý kiến của mọi người về chọn địa điểm du lịch cho công ty
Giải pháp: Tạo biểu quyết trong phần Công văn để mọi người tham gia bình chọn.
Lợi ích: Dễ dàng thu thập ý kiến bình chọn của mọi người trong nhiều trường hợp.

Thư mục

Tình huống: Tôi có nhiều loại công văn trong mail box và thỉnh thoảng rất khó để tìm lại thông báo về công văn đã cũ.
Giải pháp: Tạo thư mục trong chức năng [Công văn] để phân loại công văn
Lợi ích: Dễ dàng quản lý và tìm kiếm tất cả các loại công văn từ rất lâu trước đây.

DỰ ÁN

Theo dõi công việc Dự án

Tình huống: Có rất nhiều công việc trong một dự án, tôi muốn theo dõi quy trình của chúng
Giải pháp: Bạn tạo các danh sách công việc trong dự án và yêu cầu các thành viên thực hiện cập nhật trạng thái của công việc thường xuyên.
Lợi ích: Tất cả các thành viên có thể kiểm tra chi tiết công việc và tiếp tục quy trình.

Quản lý Dự án

Tình huống: Tôi có nhiều dự án cần phải theo dõi cùng một lúc. Tôi muốn dễ dàng kiểm tra các dự án đang triển khai và những dự án đã hoàn thành.
Giải pháp: Chức năng dự án có thể phân loại dự án theo từng trạng thái: Đang triển khai, Đang chờ, Hoàn thành,…
Lợi ích: Tiến hành với chức năng dự án dễ dàng phân công công việc, chia sẻ thông tin với khách hàng, cập nhật trạng thái công việc, và nhiều tác vụ liên quan.

THIẾT BỊ

Quản lý Dự án

Tình huống: Công ty tôi có nhiều thiết bị dùng chung nhưng tôi lại không biết chính xác thông tin của chúng.
Giải pháp: Người phụ trách nên tạo thông tin thiết bị vào chức năng [Thiết bị] của Top e-office
Lợi ích: Tất cả người dùng có thể kiểm tra các loại thiết bị dùng chung là gì và có thể đặt lịch sử dụng khi có nhu cầu.

Hệ thống booking

Tình huống: Tôi cần sử dụng phòng họp chiều nay nhưng tôi không biết có phòng nào trống vào chiều nay hay không.
Giải pháp: Bạn có thể kiểm tra và đặt lịch sử dụng tại hệ thống đặt lịch sử dụng của chức năng [Thiết bị]
Lợi ích: Dễ dàng kiểm tra và đặt lịch các thiết bị dùng chung của công ty.

Phê duyệt booking

Tình huống: Có một vài thiết bị đắt tiền, người dùng cần phải có sự đồng ý của người phụ trách trước khi sử dụng
Giải pháp: Bạn có thể thiết lập yêu cầu phê duyệt đối với các thiết bị đắt tiền hoặc thiết bị đặc biệt
Lợi ích: Người quản lý thiết bị có thể kiểm soát và đảm bảo đúng mục đích sử dụng, tránh tình trạng lạm dụng.

Starter

4 Chức năng            15 Tính năng

MAIL

LỊCH

TO-DO

DANH BẠ

Thank you!

Your application is sent successfully.